Результати аудиту ТЧХУ за 2014-2015 роки

Товариство Червоного Хреста України (ТЧХУ) є неприбутковою благодійною добровільною гуманітарною Всеукраїнською громадською організацією. Діяльність ТЧХУ базується на Женевських конвенціях від 12 серпня 1949 року, ратифікованих Україною 8 липня 1954 року, і на трьох Додаткових Протоколах від 9 серпня 1977 (I, II) і 22 жовтня 2005 року (III), ратифікованих Україною 18 серпня 1989 (I, II) і 22 жовтня 2009 року (III), на Статуті ТЧХУ та Законі України «Про Товариства Червоного Хреста України». ТЧХУ було засноване в 1918 році і було визнаним Міжнародним комітетом Червоного Хреста (МКЧХ) в якості члена Міжнародного руху Червоного Хреста і Червоного Півмісяця (тут і надалі «Рух») в 1993 році і Міжнародною Федерацією Товариств Червоного Хреста і Червоного Півмісяця (МФТЧХ і ЧП) – в 1993 році. Основною метою Національного Товариства є захист людського життя, запобігання і полегшення страждань під час збройних конфліктів, стихійних лих, катастроф і нещасних випадків, надання допомоги медичним службам збройних сил і органам охорони здоров’я, надання допомоги органам державної влади України в їх гуманітарній діяльності. Зазначена мета досягається повною неупередженістю, без будь-якої національної, расової, гендерної, релігійної, мовної, класової і політичної дискримінації.

Правова структура Національного Товариства відповідає національному законодавству України. Товариство Червоного Хреста України є єдиною організацією Червоного Хреста в Україні відповідно до Указу Президента України від 1992 року. Структура єдиного Національного Товариства будується відповідно до адміністративно-територіального устрою України. Всі організації, створені ТЧХУ, діють на підставі Статуту ТЧХУ.

Об’єкт аудиту: Товариство Червоного Хреста України (ТЧХУ)

Період, за який проводився аудит: з 1 січня 2014 по 31 грудня 2015

Дати проведення аудиту: з 8 серпня по 9 вересня 2016

Дата отримання результатів: 5 квітня 2017

У відповідності до технічного завдання, визначеного Міжнародною Федерацією Товариств Червоного Хреста і Червоного Півмісяця, були проведені фінансовий аудит та аналіз внутрішнього контролю рахунків Товариства Червоного Хреста України за період з 1 січня 2014 до 31 грудня 2015 року. ТЧХУ, визнаючи важливість інвестицій у підвищення прозорості та підзвітності перед своїми партнерами, спільно з Управлінням внутрішнього аудиту та перевірок в Секретаріаті МФТЧХ і ЧП і МКЧХ та з метою виконання своїх зобов’язань з внутрішнього управління та контролю, вимог зовнішніх донорів організувало проведення незалежного зовнішнього аудиту рахунків і системи управління Національного Товариства.

Резюме аудиту відображає основні недоліки і висновки внутрішнього контролю, які були включені у доповідь, конкретні рекомендації, надані в ході аудиту, та статус розвитку пріоритетних напрямків, починаючи з 2016 року.

ТЧХУ потребує уніфікованої організаційно-правової структури. Більшість регіональних організацій ТЧХУ реєструються як індивідуальні юридичні особи, що мають окремий банківський рахунок і бухгалтерський персонал. Однак не кожна районна організація є юридичною особою.

Єдина організаційно-правова структура відсутня через те, що не всі районні організації мають фінансову та матеріальну можливість отримати власні окремі рахунки, за винятком тих, що мають свої суб-рахунки в обласних організаціях. Такі районні організації потребують коштів для бухгалтерського персоналу та закупівлі ІТ-обладнання тощо. Потребує розвитку фінансова стійкість Товариства задля зменшення ризиків та покращення контролю.

Крім того, ТЧХУ повинно розробити процес оцінки ризиків та скласти свій власний Реєстр Ризиків.

Президія Правління ТЧХУ має створити робочу групу, завданням якої буде складання Реєстру Ризиків Товариства. Цей реєстр ризиків має бути затверджений членами Правління, а потім регулярно один раз на квартал переглядатися. Рекомендацію необхідно виконати до кінця 2017 року.

З метою покращення комунікацій з обласними організаціями Національному Товариству рекомендовано встановити сучасні безперебійні і чіткі канали зв’язку з підзвітними організаціями та розробити та впровадити сучасні ефективні процедури звітності.

З метою вдосконалення та створення ефективного фінансового зв’язку з 2016 року для оптимізації фінансового обліку Національне Товариство вжило ряд заходів щодо вдосконалення існуючої системи фінансового обліку за рахунок впровадження додаткових програмних змін в області фінансового програмного забезпечення та централізованої системи обліку в єдиній бухгалтерській програмі, придбавши частково необхідне ІТ-обладнання для частини підзвітних організацій. Товариство потребує залучення додаткового фінансування для встановлення необхідного ІТ-обладнання на рівні районних організацій та навчання наявного кваліфікованого персоналу і залучення нових фахівців зі знанням сучасних технологій.

ТЧХУ рекомендовано впровадити сучасну практику ведення бухгалтерського та складського обліку та оновити організацію роботи складських приміщень на національному рівні та в областях.  

Для вирішення цих питань, з листопаду 2016 року було проведено низку заходів з метою приведення центрального складу Товариства до належного стану, паралельно проведена річна інвентаризація. В рамках введення сучасної системи бухгалтерського обліку в 2016-2017 була змінена система кодування. У 2017 році, в рамках Організаційного розвитку, в Національному комітеті створений новий структурний підрозділ по керуванню логістичними та складськими процесами. До кінця 2017 року планується навчання персоналу з метою покращення управління складом.

У 2014-2015 роках Національне Товариство використовувало програмне забезпечення бухгалтерського обліку, що не давало можливості мати спільну бухгалтерську мережу між підвідомчими організаціями та головним офісом. Для оптимізації фінансового обліку ТЧХУ вже в 2016 році були розпочаті заходи по покращенню існуючої системи фінансового обліку шляхом впровадження додаткових програмних змін та централізованої системи обліку. Впровадження централізованої системи фінансового та складського обліку продовжується у 2017 році.

ТЧХУ рекомендовано удосконалити Положення та процеси проведення закупок на основі аналізу документів за 2014-2015: недостатня детальність специфікацій деяких закупівель, недостатня номенклатура справ закупівель, проведення закупівель Єдиною комісією з оцінки пропозицій, відсутність належного навчання співробітників, що проводять закупівлі, за стандартами Міжнародної Федерації Червоного Хреста і Червоного Півмісяця.

У 2016 році доопрацьоване та затверджене нове Положення про закупівлі, згідно якого проводяться всі закупівлі у Товаристві. На рівні Національного комітету створені окремі Комісії з оцінки пропозицій з залученням представників міжнародних партнерських організацій Руху. Представників учасників, що надали заявки щодо закупівель, заохочують бути спостерігачами під час засідань Комітету з оцінки. Доопрацьовані пропозиції та зміни до діючого Положення про закупівлі після додаткового експертного аналізу будуть затвердженні та впроваджені в дію.

Для покращення картотеки і обліку фондів Національному Товариству рекомендовано оновити свій фіксований реєстр фондів для включення номерів карток, дати придбання, місця розташування і посилання на проекти. Належний контроль за реєстром основних фондів має здійснюватися постійно.

Під час планової щорічної інвентаризації основних фондів НК ТЧХУ проведена ідентифікація кодів і оновлення реєстру фондів, включаючи ідентифікаційні номери, дату покупки, місце розташування і посилання на проекти. Всі активи, що належать ТЧХУ станом на 30 листопада 2016 року, ідентифіковані.

ТЧХУ рекомендовано оновити та додатково створити сучасні офіційні процедури Кадрової політики для належного набору кваліфікованого персоналу.

У 2017 році, за підтримки партнерів ТЧХУ, в Національному комітеті ТЧХУ було створено відділ кадрів. Буде підготовлений проект офіційної Кадрової політики, який міститиме докладні вимоги до навчання для всіх нових та існуючих членів персоналу, будуть розроблені інші процедури Кадрової політики; календар тренінгів, що включає навчання щодо фінансових процедур організації, а також інші напрямки, буде підготовлений на щорічній основі відповідно до фінансових процедур Червоного Хреста. З 2015 року впроваджена оновлена система заміщення вакантних посад.

Варто зазначити, що навчання фінансового персоналу НК ТЧХУ проходить із урахуванням змін у законодавстві з бухгалтерського обліку на тренінгах провідних національних фіскальних органів і Пенсійного фонду України. У 2017 року тренінги щодо оновлення стандартів бухгалтерського обліку проведені для головних бухгалтерів 24 обласних організацій та Київської міської організації. Планується проводити наради, тренінги та семінари з підвищення кваліфікації для фінансового персоналу усього Товариства за допомогою організації онлайн-зустрічей. Проводиться залучення нових кваліфікованих спеціалістів.

Загальні висновки

В період проведення аудиту було виявлено низку недоліків в системі внутрішнього контролю ТЧХУ за період 2014-2015 років, які можуть створювати ризики для досягнення цілей Товариства. Деякі з ризиків були зменшені в 2016 році ще до проведення аудиту в рамках удосконалення діяльності. Проте, результати аудиту чітко показують, що Національне Товариство має деякі прогалини/недоліки в організаційній структурі і необхідно вжити відповідних заходів, спрямованих на зміцнення структур ТЧХУ, його співробітників і, не в останню чергу, волонтерської бази. Крім того, на основі іншої оцінки (самооцінки) звітів (2012-2015), з початку 2016 року багато організаційних змін знаходяться в процесі реалізації, що, в довгостроковій перспективі, призведе до посилення і модернізації системи ТЧХУ.

Посилення потенціалу будь-якого національного товариства розглядається як процес, що займає певний час. На постійній основі проводяться регулярні планові перевірки згідно внутрішніх процедур Товариства, в процесі створення внутрішня служба контролю на рівні Національного комітету.

З кінця 2016 року за підтримки Міжнародної Федерації Товариств Червоного Хреста і Червоного Півмісяця та Міжнародного Комітету Червоного Хреста, була розроблена і з 2017 року реалізується Концепція організаційного розвитку ТЧХУ, що дозволяє створити та модернізувати основні служби діяльності Товариства: фінансову, логістичну, юридичну; удосконалити операційну діяльність та залучили до діяльності додатковий кваліфікований персонал.