Фахівець/-чиня з адміністративних питань

Національний комітет Товариства Червоного Хреста України (ТЧХУ) оголошує конкурс на посаду Фахівця/ -чині з адміністративних питань

Товариство Червоного Хреста України — найбільша гуманітарна організація України, яка одна з найперших реагує на всі надзвичайні ситуації в країні і надає допомогу тим, хто найбільше її потребує.

Відчуваєте, що можете зробити світ кращим? Приєднуйтесь до Товариства Червоного Хреста України:

• Можливість творити добро: Допоможіть тим, хто цього потребує, і відчуйте натхнення від зробленого внеску
• Нові знання та навички: Пройдіть цікаві тренінги, станьте волонтером або співробітником і отримайте досвід, який стане у пригоді в житті.
• Друзі та однодумці: Приєднуйтесь до ко\манди небайдужих людей, які завжди готові прийти на допомогу.
• Гордість за свої дії: Долучайтесь та відчуйтесь гордість за те, що ви — герой!

ТЧХУ — це тисячі людей по всій Україні, які щодня роблять світ кращим.

Ціль посади: Психічне здоров’я та психосоціальна підтримка (ПЗПСП) – це один із стратегічних напрямків діяльності Товариства Червоного Хреста України (ТЧХУ), який впроваджується з 2014 року. Зараз діяльність із Психічного здоров’я та психосоціальної підтримки впроваджується регіональними командами в 23 областях України на 3-х рівнях Піраміди психосоціальних інтервенцій Руху ЧХіЧП (базова психосоціальна підтримка, фокусована психосоціальна підтримка, психологічна допомога та перенаправлення за спеціалізованою допомогою).

Ми шукаємо на посаду фахівця, який / яка забезпечуватиме координацію та підтримку роботи офісу, проєктів та програм у сфері ПЗПСП. Фахівець виконуватиме функції, пов’язані з документоообігом, аналізом даних, підготовкою звітів, комунікацією з партнерами, участі в плануванні заходів та звітності, а також участю в стратегічних сесіях для підвищення ефективності роботи команди Відділу ПЗПСП НК ТЧХУ.

Фахівець з адміністративних питань підпорядковується та звітується Начальнику Відділу ПЗПСП. Він/вона тісно співпрацює з начальниками Секторів та провідними фахівцями Відділу ПЗПСП.

Позиція передбачає роботу в офісі Національного Комітету Товариства Червоного Хреста України (НК ТЧХУ) у Києві.

Ключові критерії оцінювання результативності на посаді:

• Особисті річні цілі виконуються не менше ніж на 85%. Регулярне планування та звітування щодо кількості та якості надання послуг – відповідно до стандартів  та вимог ТЧХУ (щомісячні, квартальні, річні звіти, звіти за окремі активності та послуги, річні цілі тощо).
• Забезпечення відповідності послуг, що надаються Відділом ПЗПСП НК ТЧХУ, внутрішнім та міжнародним стандартам, а також сприяння регулярному контролю якості цих послуг.

Основні обов’язки:

• Координація та супровід документообігу Відділу ПЗПСП: участь у підготовці та оформленні необхідної документації та звітності (включно з підписанням Розпоряджень, підготовкою заявок до закупівель, транспорту; поданням документів для забезпечення логістики тощо).
• Підготовка та переклад супровідних документів напрямку ПЗПСП, протоколювання зустрічей\нарад\зустрічей з партнерами, впорядкування документації щодо діяльності Відділу ПЗПСП НК ТЧХУ (в т.ч. українською та англійською мовами).
• Організація заходів на рівні Відділу / Департаменту, в тому числі організація та підтримка трансферів груп дітей та їх батьків / опікунів / супроводжуючих осіб.
• Підтримка роботи офісу, включно з визначенням ресурсів, необхідних для здійснення діяльності Відділу ПЗПСП, включно з підготовкою заявок на закупівлі та супровід закупівель для забезпечення діяльності, контроль за дотриманням термінів закупівель та поставок закуплених матеріалів (канцелярія, офісне приладдя, техніка та інше за потреби).
• Робота в координації з командою Відділу ПЗПСП, а також комунікація з іншими підрозділами/делегатами партнерських організацій.

Додаткові обов’язки:

• Підтримка нових співробітників Відділу ПЗПСП під час випробувального терміну (ведення он-бордингу).
• Організація та участь в стратегічних сесіях для підвищення ефективності роботи команди Відділу ПЗПСП (включно зі створенням презентацій та звітів).
• Розвиток баз знань: виявлення успішних практик та їх документування для створення внутрішніх баз знань, що допомагають покращити роботу офісу / проєктів / програми з ПЗПСП в цілому.
• Участь у підготовці звітів: формування регулярних аналітичних звітів для керівництва, що містять ключові показники ефективності, дані про виконання завдань та рекомендації.
• За запитом лінійного керівництва: підготовка інших програмних, навчальних та інформаційних матеріалів у сфері ПЗПСП та Захисту.

Загальні обов’язки:

• Вести активну роботу по досягненню цілей ТЧХУ.
• Дотримуватися принципів Червонохресного руху та працювати відповідно до них.
• Виконувати будь-які інші, пов’язані з роботою завдання та обов’язки за дорученням безпосереднього керівника.

Вимоги до кандидата:

• Вища освіта у соціальній, педагогічній, філологічній, маркетинговій, управлінській та інших релевантних сферах.
• Досвід у сфері ведення ділового документообігу.
• Досвід в галузі організаційної роботи.
• Досвід роботи чи волонтерства у гуманітарній та\або соціальній сфері від одного року буде перевагою.
• Розуміння основ планування, реалізації діяльності та звітності в проектах.
• Здатність швидко навчатися, уважність, аналітичні навички.
• Дотримання принципу конфіденційності.
• Володіння навичками вербальної підтримуючої комунікації та активного слухання.
• Володіння навичками невербального активного слухання.
• Демонстрація емпатії, теплоти, щирості та прояв турботи.
• Володіння навичками тайм-менеджменту.
• Володіння навичками та стратегіями турботи про себе, навички управління стресом.
• Створення та підтримка особистих кордонів, повага до цінностей та досвіду інших, відсутність осуду та оцінки.
• Здатність працювати самостійно і в команді, швидка адаптація до змін і умов.
• Дотримання основоположних принципів Міжнародного руху Червоного Хреста та етичних принципів психолога/соціального працівника/тренера (в т.ч. дотримання принципу конфіденційності).
• Відмінні навички роботи з комп’ютером (Word, Excel, Teams, бази даних, електронна пошта).
• Вільне володіння українською мовою.
• Володіння англійською мовою на рівні В1-В2.
• Досвід та вміння комунікувати з різними групами людей, тактовність і дипломатичність.
• Здатність до співпраці та роботи в команді.
• Бажано вміння приймати рішення.
• Навички співпраці з партнерами/підрядниками, місцевими організаціями будуть перевагою.
• Бажано вміння застосовувати нестандартні/інноваційні рішення в роботі.
• Здатність до побудови довіри.

Фактори мотивації:

• Професійні: удосконалення професійних навичок і компетенцій у сфері ПЗПСП. Удосконалення навичок планування та ведення документообігу у напрямі психосоціальної підтримки. Розвиток навичок проведення оцінки, забезпечення якості послуг, навчання /фасилітації, управління людьми та ресурсами, планування, комунікації та співпраці. Отримання менторства та навчання у процесі. 

Набуття досвіду співпраці з фахівцями відділу ПЗПСП, підвищення обізнаності у сфері роботи великої гуманітарної організації та співпраці з партнерами.

• Кар’єрні: постійне підвищення кваліфікації та професійних навичок, участь у тренінгах як в Україні, так і за кордоном. Можливість кар’єрного росту. 
• Додаткові: особистий розвиток, підтримка з боку колег та керівництва. Безперервне навчання.

Медичне страхування.

Безкоштовна психологічна підтримка.

Товариство Червоного Хреста України пропонує:

• Цікаву, різноманітну та багатозадачну роботу.
• Працевлаштування згідно КЗпП.
• Своєчасну виплату заробітної плати.
• Дружній і згуртований колектив однодумців.
• Унікальний досвід роботи в найбільшій громадській організації України.

Ми маємо на меті створити в ТЧХУ безпечне та інклюзивне середовище, яке забезпечить усім співробітникам, волонтерам незалежно від віку, статі та гендерної приналежності, етнічного походження, релігії, наявності інвалідності, сексуальної орієнтації рівний доступ до можливостей, захист їх гідності та рівність прав.

Ми є роботодавцем з рівними можливостями для всіх працівників, в тому числі для осіб з інвалідністю.

Ми не дискримінуємо у своєму виборі та працевлаштуванні на основі раси, кольору шкіри, релігії, статі, національного походження, політичної приналежності, сексуальної орієнтації, гендерної ідентичності, сімейного стану, інвалідності, генетичної інформації, віку.

Сексуальна експлуатація та наруга заборонені в усіх формах. Організація впроваджує політику запобігання сексуальним домаганням, сексуальній експлуатації та нарузі, в тому числі на робочому місці.

Робоче місце: м. Київ.

Просимо надсилати резюме із зазначенням бажаного рівня зарплати з позначенням посади за наступною адресою: vacancy@redcross.org.ua.

Зважаючи на велику кількість запитів, ми зв’язуємося з кандидатами, які повністю відповідають вимогам вакансії.