Провідний/-а фахівець/-чиня з координації проєктних пропозицій

Національний комітет Товариства Червоного Хреста України (ТХЧУ) оголошує конкурс на посаду Провідного/-ої фахівця/-чині з координації проєктних пропозицій

Товариство Червоного Хреста України — найбільша гуманітарна організація України, яка одна з найперших реагує на всі надзвичайні ситуації в країні і надає допомогу тим, хто найбільше її потребує.

Відчуваєте, що можете зробити світ кращим? Приєднуйтесь до Товариства Червоного Хреста України:

• Можливість творити добро: Допоможіть тим, хто цього потребує, і відчуйте натхнення від зробленого внеску
• Нові знання та навички: Пройдіть цікаві тренінги, станьте волонтером або співробітником і отримайте досвід, який стане у пригоді в житті.
• Друзі та однодумці:Приєднуйтесь до команди небайдужих людей, які завжди готові прийти на допомогу.
• Гордість за свої дії:Долучайтесь та відчуйтесь гордість за те, що ви — герой!

ТЧХУ — це тисячі людей по всій Україні, які щодня роблять світ кращим.

Спеціаліст з координації проєктних пропозицій тісно співпрацюватиме з програмними підрозділами, відділами стратегічного партнерства, фінансів, управління проєктами та винагород, командою з мобілізації ресурсів, а також технічними міжсекторальними командами.

Мета посади: Зміцнити потенціал ТЧХУ щодо залучення коштів та зв’язків з донорами шляхом доповнення існуючої посади Провідного фахівця з координації проєктних пропозицій. Посада фокусується на координації, написанні та структуруванні високоякісних пропозицій, забезпеченні відповідності вимогам донорів.

Критерії результативності: Своєчасна підготовка проєктних пропозицій. Якість проєктної пропозиції відповідає вимогам Донора та інтересам цілей Єдиного плану ТЧХУ. Ефективна координація між усіма відділами під час процесу розробки проєкту.

Основні обов’язки: 

• Розробка пропозиції: Виступати одним із контактних осіб для координації пропозицій, щоб сприяти розробці проектних пропозицій разом із координатором проєктних пропозицій, а також сприяти внутрішній комунікації та координації з відповідними відділами;
• Надавати якісний аналіз ризиків та можливостей різних донорських програм, консультувати програмні підрозділи, команду з управління проектами та керівництво щодо дотримання вимог інституційних донорів;
• Проводити моніторинг оголошень про відкриті гранти та визначення можливостей фінансування, що відповідають місії та діяльності ТЧХУ;
• Координувати з відповідними відділами розробку технічно обґрунтованих документів для збору коштів (заявки на участь, концептуальні записки, пропозиції), які відповідають стандартам якості ТЧХУ, узгоджуються зі стратегією ТЧХУ та вимогами донорів;
• Складати плани розробки пропозицій та відстеження термінів, забезпечувати та сприяти координації між командами: керівництво, національні товариства-партнери, PMER, програмні підрозділи, фінанси, відділи залучення громад та підзвітності, захисту, гендерної рівності та інклюзії, мобілізації ресурсів;
• Співпрацювати з командою PMER для розробки логфреймів, забезпечуючи відповідність вимогам донорів та включення SMART індикаторів, чітких завдань, цілей та засобів перевірки;
• Співпрацювати з фінансовими відділами, відділами управління проектами / винагороди та відповідним технічним персоналом для розробки конкурентоспроможного та високоякісного бюджету проєкту, що відповідає вимогам донорів;
• Забезпечити дотримання Стандартних операційних процедур (SOP), пов’язаних з розробкою пропозиції, та забезпечити своєчасне проведення внутрішніх процедур затвердження пропозицій; o Інтегрувати проведену роботу над помилками, передовий досвід минулих проєктів та між-секторальні теми в нові пропозиції.

Додаткові обов’язки:

• Аналізувати тренди, пріоритети та незадоволені потреби донорів, проводити регулярний аналіз стейкхолдерів сторін;
• Забезпечити створення та регулярне оновлення карти донорів та інших партнерів/стейкхолдерів;
• Підтримувати розробку та робити внесок у формування профілів та карт донорів, а також стратегій залучення донорів;
• Забезпечити чітке розуміння вимог донорів та доступність усіх відповідних шаблонів пропозицій для відповідних співробітників;
• Проводити семінари з координації проєктних пропозиційдля запуску нових проєктів, також проводити семінари після отримання нових грантів перед запуском нових проєктів;
• Сприяти своєчасній передачі відгуків донорів щодо пропозицій у взаємодії з відповідними командами.
• Здійснювати внесок у перевірку контрактів перед підписанням з метою перевірки їхньої відповідності затвердженим проектним пропозиціям та додаткам.
• Правильно класифікувати та реєструвати договірні проектні документи (затверджені пропозиції, додатки, допущення/недопущення (go/no-go) тощо)

Загальні обов’язки:

• Вести активну роботу по досягненню цілей ТЧХУ.
• Дотримуватися принципів Червонохресного руху та працювати відповідно до них.
• Виконувати будь-які інші, пов’язані з роботою завдання та обов’язки за дорученням безпосереднього керівника.

Вимоги до кандидата:

• Ступінь бакалавра або магістра з міжнародних відносин, соціальних наук, розвитку, менеджменту, політології або суміжної галузі.
• 3-4 роки досвіду роботи в гуманітарному секторі або секторі розвитку з акцентом на взаємодію з донорами та написання пропозицій.
• Попередній професійний досвід у розробці проектів та написанні пропозицій (або звітів для донорів), з продемонстрованою здатністю розробляти високоякісні пропозиції для інституційних донорів.
• Досвід залучення фінансування для проектів у сфері гуманітарного реагування, зміцнення громадянського суспільства або відповідної сфери розвитку.
• Досвід роботи з неурядовими організаціями, громадськими організаціями або міжнародними організаціями.
• Глибоке розуміння управління проєктним циклом, логфреймів, індикаторів, моніторингу та оцінки.
• Здатність швидко співпрацювати з персоналом штаб-квартири безпосередньо та з польовими співробітниками віддалено під час написання пропозиції та, за необхідності, перегляду пропозиції(й) у динамічному середовищі.
• Знання системи гуманітарної допомоги, міжнародного донорського середовища та здатність розуміти особливості різних донорів (ЄС, ООН, державні донорські агенції, фонди тощо); а також знайомство з вимогами ключових донорів, таких як ЄС/ECHO, USAID/BHA, FCDO, агентства ООН та інші міжнародні агентства, та здатність працювати паралельно в середовищі з багатьма донорами.
• Хороші навички розробки проєктів, включаючи здатність готувати логічну, зв’язну та послідовну пропозицію з відповідним бюджетом та логфреймом.
• Сильні координаційні навички, навички усного та письмового спілкування, аналітичні здібності.
• Співпраця, відкритість та здатність працювати у різноманітному робочому середовищі.
• Здатність працювати самостійно та приймати стратегічні рішення.
• Знайомство з рухом Червоного Хреста та Червоного Півмісяця є бажаним, але не обов’язковим.
• Вільне володіння українською та англійською мовами (усною та письмовою) є обов’язковим.

Товариство Червоного Хреста України пропонує:

• Працевлаштування згідно КЗпП;
• Медичне страхування та страхування життя;
• Бронювання;
• Безкоштовне навчання.

Постійне місце роботи: м. Київ.

Просимо надсилати резюме із зазначенням бажаного рівня зарплати та мотиваційний лист з позначенням посади на vacancy@redcross.org.ua.

Зважаючи на велику кількість запитів, ми зв’язуємося з кандидатами, які повністю відповідають вимогам вакансії.

______________________

The National Committee of the Ukrainian Red Cross Society (URCS) announces a competition for the position of Senior Project Proposal Coordination Specialist

The Ukrainian Red Cross Society is the largest humanitarian organization in Ukraine, one of the first to respond to all emergencies in the country and to provide assistance to those who need it most.

Do you feel that you can make the world a better place? Join the Ukrainian Red Cross Society:

• Opportunity to do good: Help those in need and feel inspired by the contribution you make.
• New knowledge and skills: Participate in engaging trainings, become a volunteer or staff member, and gain experience that will benefit you throughout your life.
• Friends and like-minded people: Join a team of caring individuals who are always ready to help.
• Pride in your actions: Get involved and feel proud of being a hero!

URCS is thousands of people across Ukraine who make the world a better place every day.

The Project Proposal Coordination Specialist will work closely with program departments, the strategic partnerships department, finance, project management and rewards, the resource mobilization team, as well as technical crosssectoral teams.

Purpose of the position:
To strengthen URCS’s capacity in fundraising and donor relations by complementing the existing Senior Specialist for Project Proposal Coordination. The position focuses on coordinating, drafting, and structuring highquality proposals and ensuring compliance with donor requirements.

Performance Criteria:
Timely preparation of project proposals.
Quality of proposals that meet donor requirements and align with the goals of the URCS Unified Plan.
Effective coordination among all departments throughout the project development process.

Key Responsibilities

Proposal Development:

• Serve as a focal point for coordinating project proposals, supporting proposal development together with the Proposal Coordinator, and ensuring internal communication and coordination with relevant departments.
• Provide highquality analysis of risks and opportunities within various donor programs; advise program units, the project management team, and senior leadership on compliance with institutional donor requirements.
• Monitor open grant announcements and identify funding opportunities aligned with URCS’s mission and activities.
• Coordinate with relevant departments to develop technically sound fundraising documents (applications, concept notes, proposals) that meet URCS quality standards, align with URCS strategy, and comply with donor requirements.
• Prepare proposal development plans and timeline tracking; facilitate coordination between teams such as leadership, partner National Societies, PMER, program units, finance, community engagement and accountability, protection, gender equality and inclusion, and resource mobilization.
• Collaborate with the PMER team to develop logframes that meet donor requirements and include SMART indicators, clear outputs, outcomes, and means of verification.
• Collaborate with finance, project management/rewards, and technical staff to prepare competitive and highquality project budgets aligned with donor requirements.
• Ensure compliance with Standard Operating Procedures (SOPs) related to proposal development and facilitate timely internal approval processes.
• Integrate lessons learned, best practices from previous projects, and crosscutting themes into new proposals.

Additional Responsibilities

• Analyze trends, donor priorities, and unmet needs; conduct regular stakeholder analysis.
• Ensure the creation and regular updating of donor maps and other partner/stakeholder databases.
• Support the development of donor profiles, donor maps, and engagement strategies.
• Ensure a clear understanding of donor requirements and availability of all relevant proposal templates for staff.
• Conduct proposal coordination workshops for new project launches and workshops following the receipt of new grants.
• Facilitate timely communication of donor feedback on proposals to relevant teams.
• Contribute to contract review prior to signing to ensure consistency with approved project proposals and annexes.
• Properly classify and register contractual project documentation (approved proposals, annexes, go/nogo decisions, etc.).

General Responsibilities

• Actively contribute to achieving URCS goals.
• Uphold and work in accordance with the principles of the Red Cross Movement.
• Perform any other jobrelated tasks assigned by the direct supervisor.

Candidate Requirements

• Bachelor’s or Master’s degree in International Relations, Social Sciences, Development, Management, Political Science, or a related field.
• 3–4 years of experience in the humanitarian or development sector with a focus on donor relations and proposal writing.
• Previous professional experience in project development and proposal writing (or donor reporting), with a demonstrated ability to develop highquality proposals for institutional donors.
• Experience in fundraising for humanitarian response, civil society strengthening, or related development fields.
• Experience working with NGOs, civil society organizations, or international organizations.
• Strong understanding of the project cycle, logframes, indicators, monitoring and evaluation.
• Ability to collaborate quickly with headquarters staff and remotely with field staff during proposal development and revisions in a dynamic environment.
• Knowledge of the humanitarian system, international donor landscape, and specific donor requirements (EU/ECHO, USAID/BHA, FCDO, UN agencies, and others); ability to work in a multidonor environment.
• Strong project development skills, including the ability to produce logical, coherent, and consistent proposals with appropriate budgets and logframes.
• Strong coordination, communication (verbal and written), and analytical skills.
• Ability to collaborate, demonstrate openness, and work in a diverse environment.
• Ability to work independently and make strategic decisions.
• Familiarity with the Red Cross and Red Crescent Movement is an advantage but not mandatory.
• Fluency in Ukrainian and English (spoken and written) is mandatory.

URCS Offers:

• Employment in accordance with Ukrainian labor law;
• Medical and life insurance;
• Reservation (military deferment);
• Free training.

Work location: Kyiv.

Please send your CV indicating the desired salary level and a motivation letter, specifying the position title, to vacancy@redcross.org.ua.

Due to the high volume of applications, we contact only candidates who fully meet the vacancy requirements.