Leading Finance Specialist

 Ukrainian Red Cross Society (URCS) opens a vacancy for the position of Leading Finance Specialist

The Ukrainian Red Cross Society is the largest humanitarian organization in Ukraine, which is one of the first to respond to all emergencies in the country and provide assistance to those who need it most.

Do you feel like you can make the world a better place? Join the Ukrainian Red Cross Society:

• The opportunity to do good: Help those who need it and feel inspired by contributing to a better world.
• New knowledge and skills: Take interesting trainings, become a volunteer or employee, and gain valuable experience for your life.
• Friends and likeminded people: Join a team of caring people who are always ready to help.
• Pride in your actions: Join and feel proud to be a hero!

The Ukrainian Red Cross is thousands of people across Ukraine who make the world a better place every day.

Job purpose: The German Red Cross is part of a global humanitarian network supporting people affected by armed conflict, disasters, and social or health-related crises. In Ukraine, the German Red Cross works in partnership with the Ukrainian Red Cross Society to implement URCS programmes for vulnerable populations through capacity building, programme management, technical expertise, and financial support.

Based in Kyiv (office-based position), the Finance Officer supports the overall financial management of German Red Cross (GRC) projects in Ukraine, ensuring efficient, accurate, and timely financial operations. The position reports to the GRC Finance Delegate in Kyiv and works closely with the GRC team in Ukraine. The Finance Officer also maintains direct and regular coordination with the Ukrainian Red Cross Society (URCS) Finance Team.

Essential Tasks:

Voucher Checking & Compliance

• Receive monthly reports from URCS on timely basis
• Check and verify the vouchers received to ensure correctness, eligibility and completeness according to GRC Financial Procedures and Donor Financial requirements
• Identify missing documentations, non-adhering to financial guidelines and inform the Finance Delegate regarding any irregularities.
• Ensure contractual compliance as part of the voucher verification, this involves checking the existing contracts, Payment schedules and whether Taxation terms are respected
• Prepare voucher clarification sheet with the findings and closely follow up with GRC team and URCS Financial team to collect the necessary explanations
• To be responsible for all aspects of petty cash in GRC office Ukraine.
• Maintain a proper filling system in accordance with filling best practices, donor document retention policies and GRC guidelines
• Ensure all documents are sufficiently translated
• Arrange and prepare financial closures and courier to GRC HQ on monthly basis

FundsPro System Entry

• Input Data into FundsPro financial system in an accurate, efficient and timely manner (Cash and Receivables)
• Checking on the quality of vouchers and decide whether vouchers are fit for the entry into the booking system.
• Verify the un-booked vouchers received from URCS and record them in the FundsPro accounting system
• Checking that financial codes are correct before booking the transactions
• Maintain the Inventory and book them in FundsPro System
• Assist Finance Delegate in month end closure process

Partner Receivables

• Create, follow up and ensure clearance of the receivables from URCS
• Facilitate the link between the finance documents with the logistic-procurement documentation
• Check journal and monitor the balances in each cost center
• Monitor the receivables issued, check and match balances of GRC Books and URCS Books and obtain a sign off on month end balances
• Calculate, reconcile and advise GRC office on the outstanding receivable amounts
• Identify pending receivables, inform the finance delegate on long outstanding receivables
• Checking receivables reports received from URCS and prepare comment if any and booking into FundsPro
• Track cash and bank receivables excel sheets with bank statement and the cash vouchers to ensure correctness and to ensure that all expenditures are recorded properly

Support Visits

• Visit the regions to support and train financial staff and delegates in finance related matters if required
• Inform the line manager in case if any problems with financial procedure or financial payments if any found during the visits
• Suggest finance delegates any improvements needed

 

Petty Cash Transactions

• Responsible for all aspects of petty cash, receipts into and payments out of petty cash, including ensuring that all transactions are correctly authorized and fully documented.
• Ensure performing all payments on timely manner
• Monitor the petty cash balances, and advice on any need to re-feed the petty cash on a timely manner
• Daily cash counts and reconciliation of journal balances
• Preparation of the monthly cash count and obtain the required management signature for Cash Box
• Follow up on work advances issued to GRC team and prepare the settlement on timely manner

Field original document files

• Perform translation where needed on vouchers, CBAs, quotations, contracts and agreements etc. before documents are submitted to Berlin
• After validation of the accountancies ensure that all accountancies are scanned and archived to the same order for retention within the GRC Ukraine Office
• Organizing & filing of FundsPro documents, according to the standard filing system
• Ensure that originals are securely packaged / labeled and sent to Berlin on a timely manner

Additional Tasks:

• Support the team with translations in case needed
• Be aware of the GRC’s financial procedures, budgeting system, monthly accounts closure, bank reconciliation & processes
• Any other tasks assigned by the line manager as required

Duties applicable to all staff:

• Actively work towards the achievement of the Red Cross and Red Crescent goals
• Abide by and work in accordance with the Red Cross Movement principles.
• Perform any other work-related duties and responsibilities that may be assigned by the line manager.

Candidate Requirements:

• Degree in Accounting, Finance, Business Administration, or a related field OR minimum relevant professional experience in Finance/Administration
• Minimum 2 years of work experience in a financial or finance-administrative role
• Experience working with a humanitarian organization / NGO
• Experience working with web-based accounting systems
• Basic knowledge of accounting principles and bookkeeping
• Knowledge of financial policies and procedures
• Experience in budget monitoring and budget line tracking
• Basic awareness of donor financial rules
• Experience in financial reporting (operational level)
• Ability to conduct invoice review and supporting documentation verification
• Experience with cash and bank transaction processing
• Understanding of internal controls and compliance requirements
• Experience using accounting / ERP systems
• MS Excel proficiency (basic to advanced: formulas, pivot tables)
• Experience in financial data entry and account reconciliation
• Understanding of procurement and contract financial aspects
• Experience providing audit preparation support
• Strong time management and task prioritization skills
• Effective communication and coordination skills
• High level of integrity, confidentiality, and accuracy
• Fluency in English and Ukrainian (spoken and written)
• Knowledge of additional foreign languages is an advantage

Competencies:

• Accuracy & Attention to Detail
• Financial Accountability
• Ability to Work Under Pressure
• Analytical Thinking
• Teamwork & Collaboration
• Proactiveness & Willingness to Learn

Motivational factors:

Motivated to develop professional finance skills in a humanitarian environment, gain hands-on experience with donor-funded projects, and expand professional networks while contributing to accurate and compliant financial operations.

The Ukrainian Red Cross Society offers:

• Interesting, diverse and multitasking work;
• Employment in accordance with the Labor Code;
• Timely payment of salary;
• A friendly and close-knit team of like-minded people;
• Participation in trainings and seminars in Ukraine and abroad;
• Unique experience in the largest public organization in Ukraine.

We aim to create a safe and inclusive environment at URCS that will provide all employees and volunteers, regardless of age, gender, ethnicity, religion, disability, or sexual orientation, equal access to opportunities, protection of their dignity, and equal rights.

We are an employer with equal opportunities for all employees, including people with disabilities.

We do not discriminate in our recruitment and employment practices based on race, color, religion, gender, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity, marital status, disability, genetic information, or age.

Sexual exploitation and abuse are prohibited in all forms. The organization implements a policy to prevent sexual harassment, sexual exploitation, and abuse, including in the workplace.

Location: Kyiv.

If you are interested in this position, please send your CV and Cover letter to vacancy@redcross.org.ua.

Due to the high number of applications, we are contacting candidates who fully meet the requirements of the position.

 ____________________________________________________

Національний комітет Товариства Червоного Хреста України (ТХЧУ) оголошує конкурс на посаду Провідного фахівця з питань фінансів

Товариство Червоного Хреста України — найбільша гуманітарна організація України, яка одна з найперших реагує на всі надзвичайні ситуації в країні і надає допомогу тим, хто найбільше її потребує.

Відчуваєте, що можете зробити світ кращим? Приєднуйтесь до Товариства Червоного Хреста України:

• Можливість творити добро: Допоможіть тим, хто цього потребує, і відчуйте натхнення від зробленого внеску
• Нові знання та навички: Пройдіть цікаві тренінги, станьте волонтером або співробітником і отримайте досвід, який стане у пригоді в житті.
• Друзі та однодумці: Приєднуйтесь до команди небайдужих людей, які завжди готові прийти на допомогу.
• Гордість за свої дії: Долучайтесь та відчуйтесь гордість за те, що ви — герой!

ТЧХУ — це тисячі людей по всій Україні, які щодня роблять світ кращим.

Ціль посади: Німецький Червоний Хрест є частиною глобальної гуманітарної мережі, яка надає підтримку людям, постраждалим внаслідок збройних конфліктів, катастроф, а також соціальних і медико‑санітарних криз. В Україні Німецький Червоний Хрест працює у партнерстві з Товариством Червоного Хреста України (ТЧХУ) з метою впровадження програм ТЧХУ для вразливих груп населення шляхом розвитку організаційної спроможності, управління програмами, надання технічної експертизи та фінансової підтримки.

Посада Провідного фахівця з питань фінансів передбачає роботу в м. Київ (офісна форма роботи) та спрямована на підтримку загального фінансового управління проєктами Німецького Червоного Хреста (GRC) в Україні, забезпечуючи ефективні, точні та своєчасні фінансові операції.
Посада підпорядковується Фінансовому делегату GRC у Києві та передбачає тісну співпрацю з командою GRC в Україні. Провідний фахівець з питань фінансів також здійснює пряму та регулярну координацію з Фінансовою командою Товариства Червоного Хреста України (ТЧХУ).

Основні обов’язки:

Перевірка ваучерів та дотримання вимог

• Отримання щомісячних фінансових звітів від ТЧХУ у встановлені терміни
• Перевірка та верифікація отриманих ваучерів з метою забезпечення їх коректності, допустимості та повноти відповідно до фінансових процедур GRC та вимог донорів
• Виявлення відсутніх документів або невідповідностей фінансовим вимогам та інформування Фінансового делегата про будь-які порушення
• Забезпечення договірної відповідності в межах перевірки ваучерів, включно з перевіркою чинних договорів, графіків платежів та дотримання податкових умов
• Підготовка листів із роз’ясненнями щодо ваучерів та тісна взаємодія з командою GRC і фінансовою командою ТЧХУ для отримання необхідних пояснень
• Повна відповідальність за управління дрібною готівкою в офісі GRC в Україні
• Підтримка належної системи архівування відповідно до кращих практик, політик зберігання донорської документації та внутрішніх вимог GRC
• Забезпечення достатнього рівня перекладу всієї фінансової документації
• Організація та підготовка фінансових закриттів і відправлення документації кур’єрською поштою до штаб‑квартири GRC щомісяця

Внесення даних до системи FundsPro

• Внесення фінансових даних до системи FundsPro (готівка та дебіторська заборгованість) точно, ефективно та своєчасно
• Перевірка якості ваучерів і визначення їх готовності до внесення в облікову систему
• Перевірка невнесених ваучерів, отриманих від ТЧХУ, та їх реєстрація в системі FundsPro
• Перевірка коректності фінансових кодів перед обліком транзакцій
• Ведення обліку основних засобів та їх реєстрація в системі FundsPro
• Підтримка Фінансового делегата у процесі щомісячного фінансового закриття

Дебіторська заборгованість партнера

• Формування, супровід та забезпечення закриття дебіторської заборгованості ТЧХУ
• Забезпечення зв’язку між фінансовими документами та документацією з логістики і закупівель
• Перевірка журналів та моніторинг залишків за кожним центром витрат
• Моніторинг виданої дебіторської заборгованості, звірка балансів бухгалтерського обліку GRC і ТЧХУ та отримання підтвердження щомісячних залишків
• Розрахунок, звірка та інформування офісу GRC щодо непогашеної дебіторської заборгованості
• Виявлення простроченої заборгованості та інформування Фінансового делегата
• Перевірка звітів з дебіторської заборгованості, отриманих від ТЧХУ, підготовка коментарів і внесення в систему FundsPro
• Ведення Excel‑таблиць з обліку готівкових та банківських надходжень із подальшою звіркою з банківськими виписками та касовими ваучерами

Підтримка виїздів у регіони

• Виїзди до регіонів з метою підтримки та навчання фінансового персоналу та делегатів з фінансових питань за потреби
• Інформування керівника про виявлені проблеми з фінансовими процедурами або платежами
• Надання рекомендацій фінансовим делегатам щодо можливих покращень

Операції з дрібною готівкою

• Повна відповідальність за всі операції з дрібною готівкою, включно з надходженнями та виплатами, із забезпеченням належного погодження та повного документального підтвердження
• Забезпечення своєчасного здійснення всіх платежів
• Моніторинг залишків дрібної готівки та надання рекомендацій щодо її поповнення
• Щоденний підрахунок готівки та звірка з бухгалтерськими записами
• Підготовка щомісячного звіту з підрахунку готівки та отримання необхідних підписів керівництва
• Контроль авансів, виданих співробітникам GRC, та своєчасне оформлення їх закриття

Оригінали польових фінансових документів

• Здійснення перекладів (за потреби) ваучерів, договорів CBA, комерційних пропозицій, контрактів та угод перед передачею документів до Берліна
• Після перевірки бухгалтерських документів забезпечення їх сканування та архівування у відповідному порядку в офісі GRC в Україні
• Організація та зберігання документів FundsPro відповідно до стандартної системи архівування
• Забезпечення належного пакування, маркування та своєчасного відправлення оригіналів документів до Берліна
• Керівництво та управління ввіреним підрозділом для забезпечення надання високоякісних адміністративних та координаційних послуг відповідно до встановлених стандартів.
• Реалізація річного плану заходів Департаменту, забезпечуючи його відповідність стратегічним цілям.
• Координація співпраці з міжнародними партнерами у межах Руху Червоного Хреста та Червоного Півмісяця, а також із зовнішніми організаціями (підрядниками).
• Сприяння взаємодії з усіма залученими структурними підрозділами Національного комітету ТЧХУ.
• Забезпечення участі та видимості ТЧХУ у відповідних регіональних, європейських та міжнародних форумах, ефективно відстоюючи позиції ТЧХУ.
• Координація, підготовка та активна участь у зустрічах, заходах та платформах на різних рівнях, надаючи технічну та адміністративну підтримку керівництву та експертам ТЧХУ.

Додаткові обов’язки:

  Підтримка команди з перекладами за потреби

  Дотримання фінансових процедур GRC, системи бюджетування, процесів щомісячного закриття, банківських звірок

  Виконання інших завдань за дорученням безпосереднього керівника

Загальні обов’язки:

• Активна участь у досягненні цілей Руху Червоного Хреста та Червоного Півмісяця
• Дотримання та робота відповідно до принципів Руху Червоного Хреста
• Виконання інших робочих завдань, пов’язаних із посадою, за дорученням керівника

Вимоги до кандидата:

• Вища освіта у сфері бухгалтерського обліку, фінансів, бізнес‑адміністрування або суміжній галузі або відповідний професійний досвід у фінансах / адміністративній діяльності
• Мінімум 2 роки досвіду роботи у фінансовій або фінансово‑адміністративній ролі
• Досвід роботи в гуманітарній організації / НУО
• Досвід роботи з веб‑орієнтованими бухгалтерськими системами
• Базові знання принципів бухгалтерського обліку та ведення обліку
• Знання фінансових політик і процедур
• Досвід моніторингу бюджету та відстеження бюджетних ліній
• Базове розуміння фінансових правил донорів
• Досвід підготовки фінансової звітності (операційний рівень)
• Навички перевірки рахунків‑фактур та підтвердної документації
• Досвід роботи з готівковими та банківськими операціями
• Розуміння внутрішнього контролю та вимог комплаєнсу
• Досвід використання бухгалтерських / ERP‑систем
• Впевнене володіння MS Excel (базовий – просунутий рівень: формули, зведені таблиці)
• Досвід внесення фінансових даних та звірки обліку
• Розуміння фінансових аспектів закупівель та контрактів
• Досвід підтримки підготовки до аудитів
• Розвинені навички управління часом та пріоритизації завдань
• Ефективні комунікаційні та координаційні навички
• Високий рівень доброчесності, конфіденційності та точності
• Вільне володіння англійською та українською мовами (усно та письмово)
• Знання інших іноземних мов буде перевагою

Компетенції:

• Точність та увага до деталей
• Фінансова відповідальність
• Здатність працювати в умовах тиску
• Аналітичне мислення
• Командна робота та співпраця
• Проактивність і готовність до навчання

Фактори мотивації:

Вмотивований(а) розвивати професійні фінансові навички в гуманітарному середовищі, отримувати практичний досвід роботи з проєктами, що фінансуються донорами, та розширювати професійні контакти, роблячи внесок у точні та відповідні вимогам фінансові операції.

Товариство Червоного Хреста України пропонує:

• Працевлаштування згідно КЗпП;
• Своєчасну виплату заробітної плати;
• Дружній і згуртований колектив однодумців;
• Участь у тренінгах та семінарах в Україні та за її межами;
• Приєднуйтеся до нашої команди та зроби свій вклад у розвиток гуманітарних ініціатив за допомогою цифрових інновацій!

Ми маємо на меті створити в ТЧХУ безпечне та інклюзивне  середовище, яке забезпечить усім співробітникам, волонтерам незалежно від віку, статі та гендерної приналежності, етнічного походження, релігії, наявності інвалідності, сексуальної орієнтації рівний доступ до можливостей, захист їх гідності та рівність прав.

Ми є роботодавцем з рівними можливостями для всіх працівників, в тому числі для осіб з інвалідністю.

Ми  не дискримінуємо у своєму виборі та працевлаштуванні на основі раси, кольору шкіри, релігії, статі, національного походження, політичної приналежності, сексуальної орієнтації, гендерної ідентичності, сімейного стану, інвалідності, генетичної інформації, віку.

Сексуальна експлуатація та наруга заборонені в усіх формах. Організація впроваджує політику запобігання сексуальним домаганням, сексуальній експлуатації та нарузі, в тому числі на робочому місці.

Постійне місце роботи: м. Київ.

Просимо надсилати резюме із зазначенням бажаного рівня зарплати та мотиваційний лист з позначенням посади на vacancy@redcross.org.ua.

Зважаючи на велику кількість запитів, ми зв’язуємося з кандидатами, які повністю відповідають вимогам вакансії.