Начальник/-ця Відділу з управління проектами

Національний комітет Товариства Червоного Хреста України оголошує конкурс на заміщення вакантної посади Начальника/-ці Відділу з управління проектами

Товариство Червоного Хреста України – найбільша гуманітарна організація України, яка одна з найперших реагує на всі надзвичайні ситуації в країні і надає допомогу тим, хто найбільше її потребує.

Відчуваєте, що можете зробити світ кращим? Приєднуйтесь до Товариства Червоного Хреста України:

• Можливість творити добро: Допоможіть тим, хто цього потребує, і відчуйте натхнення  від зробленого внеску   
• Нові знання та навички: Пройдіть цікаві тренінги, станьте волонтером або співробітником і отримайте досвід, який стане у пригоді в житті.
• Друзі та однодумці: Приєднуйтесь до команди небайдужих людей, які завжди готові прийти на допомогу.
• Гордість за свої дії: Долучайтесь та відчуйтесь гордість за те, що ви – герой!

ТЧХУ – це тисячі людей по всій Україні, які щодня роблять світ кращим.

Ціль посади: Товариство Червоного Хреста України шукає висококваліфікованого, орієнтованого на результат менеджера проектів/керівника відділу управління проектами для забезпечення загального керівництва та управління створенням нового підрозділу з управління проектами. Ця посада передбачає управління та нагляд за роботою відділу управління проектами, який відповідає за співпрацю з програмними, операційними та фінансовими підрозділами з метою забезпечення успішної реалізації ініціатив Товариства Червоного Хреста України. Ця посада поєднує в собі навички та досвід у проектному та фінансовому менеджменті, дотриманні вимог донорів та моніторингу впливу для забезпечення ефективного управління проектами на всіх етапах життєвого циклу проекту.

Посада: Начальник відділу управління проектами звітуватиме безпосередньо керівнику Проектно офісу та тісно співпрацюватиме з Програмним директором. Ця посадова особа співпрацюватиме з командою вищого керівництва, програмними підрозділами, фінансовим відділом та іншими підрозділами організації.

Основні обов’язки:

Лідерство в управлінні проектами:

• Забезпечувати управління, лідерства та стратегічного бачення у створенні нового підрозділу з управління проектами в Товаристві Червоного Хреста України.
• Координувати з вищим керівництвом створення процесів і систем для забезпечення ефективного управління проектами та їх реалізації в організації.
• Керувати діяльністю відділу управління проектами та визначати, як розподіляти ресурси команди між проектами.
• Надавати сильну та ефективну підтримку менеджерам проектів.
• Сприяти впровадженню найкращих практик управління проектами в рамках всієї організації, залучаючи менеджерів проектів, операційний та фінансовий персонал.
• Комунікувати з вищим керівництвом щодо успіхів, проблем та уроків, отриманих під час реалізації проектів, та обмін ними в рамках всієї організації.

Впровадження та дотримання вимог проєктного менеджменту:

• Забепечувати реалізацію проектів відповідно цілям та очікуванням донорів, а також основним цінностям, стратегічному плану та керівним принципам ТЧХУ.
• Забезпечувати дотримання умов проектних угод, політик і процедур ТЧХУ та відповідних зовнішніх правил і положень.
• Надавати основну підтримку в управлінні проектами, допомагаючи менеджерам проектів успішно впроваджувати проекти та досягати результатів.
• Керувати ефективними та дієвими механізмами для запуску та закриття проектів.
• Відстежувати бюджети та прогнози проектів, працюючи з менеджерами проектів для пояснення відхилень, а також пропонувати та вживати заходів для коригування програмного курсу, якщо це необхідно.
• Переглядати щомісячні звітіи за проектами для забезпечення щомісячного фінансового нагляду.
• Розвивати та підтримувати професійні робочі відносини з донорами та партнерами проекту.

Звітність та моніторинг проекту:

• Надавати консультації відділу з PMER (планування, контролю, моніторінгу та оцінки) та спільно створювати інструменти і системи для відстеження звітів донорів та результатів проекту, а також співпрацювати з менеджерами проектів для забезпечення планування та оцінки проектів.
• Надавати підтримку менеджерам проектів у роботі з підрозділами (фінансовий відділ, PMER, Логістичний тощо) щодо реагування на запити донорів, забезпечуючи своєчасне закриття запитів.

Управління персоналом, професійний розвиток та побудова команди:

• Створитювати робочу атмосферу, сприятливу для професійного зростання та розвитку відмінного персоналу на всіх рівнях.
• Сприяти підвищенню підзвітності шляхом проведення піврічних/річних оцінок роботи персоналу з використанням системи планування та управління ефективністю.

Загальні обов’язки:

• Вести активну роботу по досягненню цілей ТЧХУ.
• Дотримуватися принципів Червонохресного руху та працювати відповідно до них.
• Виконувати будь-які інші, пов’язані з роботою завдання та обов’язки за дорученням безпосереднього.

Вимоги до кандидата:

• Вища освіта або її еквівалент з управління проектами/програмами/портфоліо, міжнародного розвитку, MBA, політології або суміжних спеціальностей.
• Досвід роботи від п’яти (5) років у галузі управління проектами/програмами/портфоліо проектів в громадських організаціях на аналогічній посаді або в подібній організації (досвід роботи із донорами ECHO, USAID, OCHA, BHA, FCDO, агенціями ООН та іншими буде суттєвою перевагою).
• Розуміння ключових практик і стандартів гуманітарного реагування (проектний та програмний цикл, вимоги до звітування, принципи роботи з донорськими організаціями тощо).
• Загальні фінансові, адміністративні та інформаційні навички, а також навички роботи з інформаційними технологіями.
• Необхідні відмінні навички письмової та усної комунікації англійською мовою.
• Відмінні комунікативні навички та вміння вести перемовини.
• Здатність практично демонструвати успішний досвід у всіх перелічених вище ключових компетенціях.
• Здатність працювати самостійно з мінімальним контролем з боку керівництва, визначати пріоритетність за наявності кількох робочих завдань в умовах швидкого темпу роботи, дотримуватися кінцевих термінів, приймати зважені професійні рішення.
• Знання методології та принципів управління проектами та програмами (в гуманітарному секторі бажано).
• Digital обізнаність.
• Досвід роботи в громадських організаціях або в гуманітарній організації бажаний.
• Досвід роботи в проектній діяльності.
• Досвід в оптимізації бізнес-процесів.
• Досвід комунікації з різними категоріями людей, тактовність та дипломатичність.
• Вміння збирати та аналізувати інформацію.
• Здатність працювати самостійно та в команді, швидка адаптація.
• Здатність справлятися зі стресом та працювати під тиском часу.
• Вміння готувати та оформлювати звітність.
• Вільне володіння українською мовою.
• Володіння англійською мовою на рівні вище середнього.
• Вміння готувати та оформлювати звітність.
• Здатність до співпраці та роботи в команді.

Основні моделі поведінки

• Прихильність стратегії та цінностям ТЧХУ.
• Досвід роботи у співпраці з вищим керівництвом.
• Вміння працювати в команді та будувати відносини.

Товариство Червоного Хреста України пропонує:

• Цікаву, різноманітну та багатозадачну роботу.
• Працевлаштування згідно КЗпП.
• Своєчасну виплату заробітної плати.
• Дружній і згуртований колектив однодумців.
• Участь у тренінгах та семінарах в Україні та за її межами.
• Унікальний досвід роботи в найбільшій громадській організації України.

Ми маємо на меті створити в ТЧХУ безпечне та інклюзивне середовище, яке забезпечить усім співробітникам, волонтерам незалежно від віку, статі та гендерної приналежності, етнічного походження, релігії, наявності інвалідності, сексуальної орієнтації рівний доступ до можливостей, захист їх гідності та рівність прав.

Ми є роботодавцем з рівними можливостями для всіх працівників, в тому числі для осіб з інвалідністю.

Ми не дискримінуємо у своєму виборі та працевлаштуванні на основі раси, кольору шкіри, релігії, статі, національного походження, політичної приналежності, сексуальної орієнтації, гендерної ідентичності, сімейного стану, інвалідності, генетичної інформації, віку.

Сексуальна експлуатація та наруга заборонені в усіх формах. Організація впроваджує політику запобігання сексуальним домаганням, сексуальній експлуатації та нарузі, в тому числі на робочому місці.

Робоче місце: м. Київ.

Просимо надсилати резюме із зазначенням бажаного рівня зарплати з позначенням посади за наступною адресою: vacancy@redcross.org.ua.

Зважаючи на велику кількість запитів, ми зв’язуємося з кандидатами, які повністю відповідають вимогам вакансії.

________________________________________________________

Ukrainian Red Cross Society (URCS) opens a vacancy for the position of the Head of the Project Management Unit

The Ukrainian Red Cross Society is the largest humanitarian organization in Ukraine, which is one of the first to respond to all emergencies in the country and provide assistance to those who need it most.

Do you feel like you can make the world a better place? Join the Ukrainian Red Cross Society:

• The opportunity to do good: Help those who need it and feel inspired by contributing to a better world.
• New knowledge and skills: Take interesting trainings, become a volunteer or employee, and gain valuable experience for your life.
• Friends and likeminded people: Join a team of caring people who are always ready to help.
• Pride in your actions: Join and feel proud to be a hero!

The Ukrainian Red Cross is thousands of people across Ukraine who make the world a better place every day.

Job purpose: The Ukrainian Red Cross Society is seeking a highly skilled, results-oriented Project Manager to provide overall leadership and management for the creation of a new Project Management Unit. This position provides management and oversight to the Project Management Unit, which is responsible for working with Program Units, Operational Units, and Finance Units to ensure the successful implementation of URCS initiatives. This position combines skills and experience in project and financial management, donor compliance, and monitoring for impact to ensure effective project management is applied at all stages of the project lifecycle.

The Position: The Head of the Project Management Unit will report directly to the Head of PMO and work closely with the Program Director. This position will collaborate with the Senior Management Team, Program Units, Finance, and other organizational units.

Duties and Responsibilities:

Project Management Leadership:

• Provide management, leadership, and strategic vision in creation of a new Project Management Unit at Ukrainian Red Cros Society
• Coordinate with Senior Management to create processes and systems to ensure effective project management and implementation across the organization.
• Direct the activities of the Project Management Unit and determine how team resources should be allocated across projects.
• Provide strong and effective support to country, regional, and program management teams.
• Promote project management best practices across the organization involving Project Managers and operations and finance staff. Communicate with Senior Management on successes, issues and lessons learned from implementation and share these across Ukrainian Red Cros Society organization.

Project Management Implementation and Compliance:

• Ensure that project implementation is responsive to target project aims and partners expectation, and aligned with URCS core values, strategic plan and guiding principles.Monitor adherence to project agreement, URCS policies and procedures and relevant external rules and regulations
• Serve as primary Project Management support assisting Project Managers deliver successful project implementation and results.
• Guide efficient and effective project start-up and close-down mechanisms.
• Track project budgets and forecasts while working with Project Managers to explain variance, and propose and take steps for programmatic course corrections when necessary.
• Review Monthly Project Reports to ensure strong monthly financial oversight.
• Travel to project sites in the field as necessary to assist in project management. Develop and maintain professional working relationships with Donors and project partners.

Project Reporting and Monitoring:

• Provide consultancy to PMER and establish together tools and systems to track project donor reports and deliverables while working with Project Managers to ensure the completion and submission of all required donor reports.
• Support with Project Managers with URCS units (Finance, PMER, Lofistis, etc) to respond to donor requests, ensuring that Project Managers are reporting back to Senior Management on a timely basis.

Staff Management, Professional Development and Team Building:

• Create a work atmosphere conducive to professional growth and development of excellent personnel at all levels.
• Promote accountability by conducting semi-annual/annual staff performance reviews using the performance planning and management system.

Duties applicable to all staff:

• Actively work towards the achievement of the URCS goals
• Abide by and work in accordance with the Red Cross Movement principles
• Perform any other work-related duties and responsibilities that may be assigned by the line manager.

Candidate Requirements:

Essential Knowledge and Skills:

• University degree or equivalent in project/programme/portfolio management, international development, MBA, political science or related field.
• At least five (5) years of experience in project/programme/portfolio management in an NGO in a similar position or in a similar organization (experience with donors such as ECHO, USAID, OCHA, BHA, FCDO, UN agencies and others will be a significant advantage).
• Understanding of key humanitarian response practices and standards (project and programme cycle, reporting requirements, principles of working with donor organizations, etc.)
• General financial, administrative and information technology skills.
• Excellent written and verbal communication skills in English are required.
• Excellent communication and negotiation skills.
• Ability to demonstrate practical experience in all of the above key competencies.
• Ability to work independently with minimal supervision, priorities multiple tasks in a fast-paced environment, meet deadlines, and make sound professional decisions.
• Knowledge of project and program management methodology and principles (preferably in the humanitarian sector).
• Digital skills/
• Analytic and systematic approach/
• Work experience working in NGOs or Humanitarian Organization  preferred/
• Work experience in project activities/
• Business processes optimization experience.
• Experience in communication with different categories of people, tact and diplomacy/
• Ability to collect and analyze information/
• Ability to work independently and in a team, quick adaptation.
• Ability to cope with stress and work under time pressure.
• Ability to prepare and issue reports.
• Ukrainian language knowledge.
• English language knowledge/
• Ability to systematize/consolidate information and analyze data flows.
• Collaboration and Teamwork ability.
• Communication with Donors.

Key Behaviors:

• Commitment to the Strategy and Values of URCS: Demonstrates a strong alignment with the strategy and values of the Ukrainian Red Cross Society (URCS).
• Experience Working with Senior Management: Proven experience in collaborating with senior leadership.
• Teamwork and Relationship Building: Ability to work effectively in a team and build strong relationships.

The Ukrainian Red Cross Society offers:

• Interesting, diverse and multitasking work;
• Employment in accordance with the Labor Code;
• Timely payment of salary;
• A friendly and close-knit team of like-minded people;
• Participation in trainings and seminars in Ukraine and abroad;
• Unique experience in the largest public organization in Ukraine.

We aim to create a safe and inclusive environment at URCS that will provide all employees and volunteers, regardless of age, gender, ethnicity, religion, disability, or sexual orientation,  equal access to opportunities, protection of their dignity, and equal rights.

We are an employer with equal opportunities for all employees, including people with disabilities.

We do not discriminate in our recruitment and employment practices based on race, color, religion, gender, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity, marital status, disability, genetic information, or age.

Sexual exploitation and abuse are prohibited in all forms. The organization implements a policy to prevent sexual harassment, sexual exploitation, and abuse, including in the workplace.

Location: Kyiv.

If you are interested in this position, please send your CV and Cover letter to vacancy@redcross.org.ua.

Due to many requests, we contact candidates who fully meet the vacancy’s requirements.