Project Assistant

Project Assistant

Luxembourgish Red Cross Office opens a vacancy for the position of Project Assistant

Main duties:

  • Manage and own project implementation tasks for 3-4 ongoing projects
  • Support project managers, engineers, and our stakeholders
  • Keep updated on project milestones and notify project manager of potential risks of not meeting milestones
  • Attend meetings, note key action items, and send out meeting summaries
  • Translate sets of documents regarding procurement and upload them to Lux HQ
  • Maintain consistent follow up with the Project Managers on status of current assigned project tasks
  • Formatting using .doc, .PDF, and .xls files.
  • Provides financial reports to project managers
  • Receiving/tracking work orders
  • Assist in compiling set of project documents and setting up proper filing system
  • Project Set-ups/Plans

Qualifications for project assistant:

  • Contractor/supplier schedules – issue, track and file
  • Assist in managing Work Order Status
  • Tracking project workflow in proprietary software and support collection of field tech documents
  • Strategic support for country representative through – monitoring aging work orders – monitoring aging deliverables – waste manifest tracking – monitoring aging unbilled – Project progress – Fiscal – Project progress – Deliverables – Data Integrity

Requirements include:

  • Fluent in English (both oral and writing)
  • Microsoft Office applications
  • Good interpersonal communications skill
  • Be responsible & circumspective
  • Available working under time pressure
  • Assists other administrative employees with office equipment
  • Willing to relocate to Dnipro (in 2023 during the project`s term) and other regions as per the project needs if you are located in Kyiv.

Red Cross Society offers:

  • Іnteresting, diverse, and multitasking work.
  • Opportunity to help the Ukrainian people.
  • Participation in training and seminars in Ukraine and abroad.
  • Employment according to the Labor Code.
  • Timely payment of wages.

If you are interested in this position, please send your application by November 20 vacany@redcross.org.ua. All the applications will be reviewed on a rolling basis, and HR may contact eligible candidates prior to the deadline for submission as such early application is encouraged.

Due to a large number of requests, we contact candidates who fully meet the requirements of the vacancy.
_________________________

Люксембурзький офіс Червоного Хреста оголошує конкурс на посаду
Асистента / Асистентки проектів

Головні обов’язки:

  • Управління та виконання завдань для 3-4 поточних проектів
  • Підтримка проектних менеджерів, інженерів і наших зацікавлених сторін
  • Слідкування за основними етапами проекту та інформування керівника проекту про потенційні ризики недосягнення проміжних цілей діяльності
  • Відвідування зустрічей, ведення протоколів та розсилка підсумків зустрічей
  • Переклад пакетів документів щодо закупівель та завантаження їх для штаб-квартири Люксембургу
  • Контроль за статусом поточних проектних завдань у співпраці з проектними менеджерами
  • Форматування за допомогою файлів .doc, .PDF та .xls.
  • Надання фінансових звітів проектним менеджерам
  • Прийом/відстеження робочих задач
  • Допомога у складанні комплекту проектної документації та налагодженні належної системи файлів
  • Запуск проектів, налаштування планів проектів

Кваліфікація асистента проекту:

  • Графіки підрядника/постачальника – випуск, відстеження та архівація
  • Допомога в управлінні статусом робочих завдань
  • Відстеження робочого процесу проекту у власному програмному забезпеченні та підтримка збору технічних документів
  • Стратегічна підтримка представника країни шляхом: – контролю перебігу робочих завдань – моніторингу більш ранніх задач – відстеження витрат – моніторингу рахунків – фінансові питання – контроль за перебігом проекту – результати – цілісність даних.

Вимоги:

  • Вільне володіння англійською мовою (усно та письмово)
  • Програми Microsoft Office
  • Хороші навички міжособистісного спілкування
  • Відповідальність та обачність
  • Вміння працювати в умовах дефіциту часу
  • Допомога іншим адміністративним працівникам з оргтехнікою
  • Готовність до переїзду в Дніпро (в 2023 році на період тривалості проекту) або інші регіони відповідно до потреб проекту, якщо Ви знаходитеся в Києві.

Товариство пропонує:

  • Участь в навчальних тренінгах та семінарах
  • Цікаву, різнопланову і мультизадачну роботу
  • Працевлаштування згідно КЗпП
  • Своєчасну виплату заробітної плати

Постійне місце роботи: офіс/віддалено, випробувальний термін – 3 місяці.

Просимо направляти резюме з зазначенням рівня бажаної заробітної плати та супровідний лист з позначенням посади до 20.11.2022 року на посаду vacany@redcross.org.ua.

Зважаючи на велику кількість запитів, ми зв’язуємося з кандидатами, які повністю відповідають вимогам вакансії.