Координатор/-ка з фінансових, логістичних та адміністративних питань

Координатор/-ка з фінансових, логістичних та адміністративних питань

Товариство Червоного Хреста України (ТЧХУ)  оголошує конкурс на посаду Координатора/-ки з фінансових, логістичних та адміністративних питань в Львівський офіс для роботи із місією Червоного Хреста Німеччини (ЧХН)

Вимоги до кандидата:

  • Наявність вищої освіти: Бухгалтерський облік/Фінанси/Бізнес/Адміністраційне Навчання або мінімальний професійний досвід в області фінансового адміністрування
  • Досвід роботи в громадських організаціях
  • Бажано досвід роботи в гуманітарній організації
  • Досвід роботи в проектній діяльності
  • Мінімум 3 роки роботи на фінансовій посаді
  • Відмінні комунікативні навички
  • Вільне володіння українською та англійською мовами – обов’язково спілкування із місією Німецького Червоного Хреста (НЧХ)
  • Відмінні навички роботи з комп’ютером (Word, Excel, бази даних, електронна пошта)
  • Знання бюджетування, бюджетного контролю, принципів бухгалтерського обліку та практичного застосування фінансових систем, досвід адміністративної та логістичної роботи
  • Добре знання оподаткування та законодавчих відрахувань
  • Детальне знання комп’ютеризованих систем бухгалтерського обліку та електронних таблиць
  • Знання процедур та практики внутрішнього контролю
  • Водійське посвідчення
  • Досвід комунікації з різними категоріями людей, тактовність та дипломатичність
  • Розвинені організаторські та виконавчі навички
  • Здатність працювати самостійно та в команді, швидка адаптація
  • Здатність швидко навчатися, уважність
  • Здатність справлятися зі стресом та працювати під тиском часу
  • Вміння готувати та оформлювати звітність
  • Дотримання Основоположних принципів Червоного Хреста
  • Дотримання принципу конфіденційності інформації

Основні обов’язки:

Загальні завдання

  • Загальне офісне управління (фінансове, адміністративне та матеріально-технічне управління) Львівського представництва Німецького Червоного Хреста
  • Надання (за потреби) додаткової підтримки всім областям діяльності НЧХ в Україні шляхом обміну знаннями/ досвідом щодо процедур НЧХ в Україні, пропозиції необхідних адаптацій на основі контекстуальних змін
  • Сприяти логістичному управлінню щодо прибуття нових міжнародних співробітників, включаючи візові вимоги, транспорт, розміщення та інструктаж

Спеціальні задачі:
А. Фінанси

Операції з дрібною готівкою
Відповідає за всі аспекти дрібної готівки в усіх валютах EUR, UAH, забезпечуючи, відповідність усіх процесів вимогам НЧХ, ТЧХУ та донорів. Це включає:

  • Сприяння правильному авторизуванню та документальному оформленню всіх надходжень і виплат дрібної готівки
  • Контроль залишків дрібної готівки в офісі та інформування про необхідность своєчасного поповнення дрібної готівки
  • Ведення необхідних документів фінансового моніторингу
  • Щотижневий підрахунок готівки та звірка залишків у журналах
  • Перевірка правильності фінансових кодів перед бронюванням транзакцій
  • Допомага фінансовому делегату в процесі закриття місяця та співпраця.
    Робочі аванси
  • Своєчасне надання та моніторинг робочих авансів співробітникам офісу без затримок
  • Розрахунок, узгодження та консультування персоналу щодо непогашеної суми авансу
  • Інформування фінансового делегата про будь-який незавершений робочий аванс, який потребує його дій для вирішення проблеми
  • Перевірка отриманих від національного товариства звітів про дебіторську заборгованість, підготовка коментарів, якщо такі є, запис у фонди Pro.

Б. Адміністрація

  • Координувати та керувати організацією подорожей (транспорт/проживання) для персоналу та відвідувачів НЧХ по Україні, забезпечуючи дотримання правил НЧХ та стандартів документації
  • Супровід будь-яких адміністративних вимог перед прибуттям, включаючи заявку делегатів на отримання візи
  • Забезпечити «вітальні послуги» для нових співробітників і відвідувачів України, включаючи розміщення, обмін документами для брифінгу, проїзд і транспорт, телефон та ознайомлення з адміністративною політикою
  • Проведення культурних брифінгів
  • Забезпечувати належне функціонування, обладнання, прибирання та обслуговування офісу; включаючи обробку рахунків-фактур і замовлення та платежі
  • Забезпечити наявність канцелярських товарів та інших витратних матеріалів для офісу
  • Підтримка планування та організації зустрічей, семінарів і заходів, включаючи протоколювання
  • Адміністрування та супроводження контрактів на об’єкти НЧХ у Львові (квартири, офіси) і бути координатором для спілкування з орендодавцями
  • Підтримка менеджера програм,операційного координатора та керівника офісу у сфері безпеки у Львові та в країні, відстежуючи тенденції, новини та інформуючи про відповідні зміни/новини
  • Підвищення кваліфікаціі асистента проекту, щоб він міг надавати фінансову, адміністративну та матеріально-технічну підтримку під час відсутності

С. Управління логістикою (за потреби)

  • Підтримка делегатів НЧХ щодо місцевих і міжнародних послуг із закупівель, для того, щоб забезпечити надання логістичних послуг відповідно до процедур НЧХ/ТЧХУ, наприклад забезпечення місцевого постачання, своєчасних поставок, якості товарів і послуг, дослідження місцевого ринку
  • Бути координатором закупівель для львівського офісу, організовуючи/оформлюючи ПАТП (Порівняльний Аналіз Тендерних Пропозицій), заявки, контракти та відстежуючи процес постачання відповідно до логістичних і фінансових стандартів і вимог НЧХ
  • Підготовка та контроль планів поїздок, спілкування з водіями

Посада в організації:

  • Підпорядкування: Операційному координатору НЧХ
  • Підтримка та робочі відносини: усі керівники програм та Голова офісу в Україні. Фінансові та логістичні координатори (розміщені в Любліні, Польща). Партнери філії ТЧХУ. Персонал львівського офісу НЧХ.
  • Підлеглі: немає
  • Робоче місце: Львів.

Товариство Червоного Хреста України пропонує:

  • Цікаву, різноманітну та багатозадачну роботу
  • Можливість допомогти українському народу
  • Участь у тренінгах та семінарах в Україні та за кордоном
  • Працевлаштування згідно КЗпП
  • Своєчасну виплату заробітної плати.

Якщо вас зацікавила ця посада, надішліть своє резюме на адресу vacancy@redcross.org.ua. Оскільки вакансія термінова, відділ кадрів може зв’язатися з відповідними кандидатами до кінцевого терміну подання.

У зв’язку з великою кількістю звернень ми зв’яжемося тільки з тими кандидатами, які повністю відповідають вимогам посади.

____________________________
Finance, logistic, admin program administrator

The Ukrainian Red Cross Society announces a competition for the position of Coordinator for financial, logistical and administrative issues in the Lviv office to work with the German Red Cross mission.

Requirements for a candidate

  • Higher education: Accounts/Finance/Business/Administration Studies or minimum professional experience in Finance-Administration
  • Work experience working in public organisations
  • Experience of working for a Humanitarian Organization – preferred
  • Work experience in project activities
  • Minimum 3 years working in financial role
  • Excellent communication skills
  • Fluency in the Ukrainian language and English language – at a fluent level a must
  • Excellent computer skills (Word, Excel, databases, e-mail)
  • Knowledge of budgeting, budget oversight, accounting principles and practical application of financial systems, experience in administrative and logistic work
  • Good knowledge of Taxation and statutory deductions
  • Detailed knowledge of computerized accounting systems and spreadsheet
  • Knowledge of internal control procedures and practices
  • Driving license
  • Experience in communication with different categories of people, tact and diplomacy
  • Developed organizational and executive skills
  • Ability to work independently and in a team, quick adaptation
  • Ability to learn quickly, attentiveness
  • Ability to cope with stress and work under time pressure
  • Ability to prepare and issue reports
  • Compliance with the fundamental principles of the Red Cross
  • Compliance with the principle of information confidentiality

The main duties:

General Tasks

  • General office management (finance, administrative and logistics administration) of German Red Cross’s Lviv office
  • Providing (as required) additional support to all oblasts of GRC operations in Ukraine by sharing knowledge/best practice on GRC procedures in Ukraine, propose necessary adaptations based on contextual changes
  • Facilitate logistics administration around new international staff arrivals, including visa requirements, transport, accommodation and welcome packs

Specific tasks
A. Finance

Petty Cash Transactions
Responsible for all aspects of petty cash in all currencies EUR, UAH, ensuring all processes are according to GRC, URCS and donor requirements. This includes:

  • Facilitating correct authorization and documentation of all receipts into and payments out of petty cash
  • Monitor the office petty cash balances, and advice on any need to re-feed the petty cash on a timely manner
  • Maintaining necessary financial monitoring documents
  • Weekly cash counts and reconciliation of journal balances
  • Checking that financial codes are correct before booking the transactions
  • Assist Finance Delegate in month end closure process and work together.
    Working advances
  • Provision and monitoring of working advances to office staff on time without delay
  • Calculate, reconcile and advise staff on the outstanding working advance amount
  • Advise Finance Delegate on any pending working advance which requires his action to solve the issue
  • Checking receivable reports received from national society and prepare comment if any and booking into funds Pro.

B. Administration

  • Coordinate and manage travel arrangements (transportation / accommodation) for GRC staff and visitors across Ukraine, ensuring that GRC regulations and documentation standards are followed
  • Supporting on any pre-arrival administrative requirements, including visa application of delegates
  • Ensure a “welcome service” for new staff and visitors to Ukraine, including accommodation, sharing briefing documents, travel and transport, telephone and an induction on administrative policies;
  • Provide cultural briefings
  • Ensure proper functioning, equipment, cleaning and maintenance of the office; including processing invoices and purchase orders and submitting payment
  • Supervise the inventory for stationary and other office consumables
  • Support the planning and organization of meetings, workshops and events, including minute taking
  • Administration and follow up on contracts for GRС facilities in Lviv (flats, office) and be focal point for communication with Landlords
  • Support Program Manager, Operations Coordinator and Head of Office in security in Lviv and country wide, by monitoring the trends, news and informing on relevant changes/news
  • Capacity building of project assistant to be able to cover financial, administrative and logistical support during absences

C. Logistics Administration (As necessary)

  • Support GRC delegates in regards local and international procurement services to enable the delivery of logistics services in-line with GRC/URCS procedures e.g. ensuring local sourcing, timely deliveries, quality of goods and services, local market research
  • Be focal point for procurement for Lviv office by organizing/formalizing CBA’s, Log Requisitions, contracts and following the supply process according to GRC logistics and financial standards and requirements
  • Prepare and follow up travel plans, communicate to drivers
    Position within organization:
    – Reporting to: GRC Operations Coordinator
    – Supporting and working relationships: All program managers and Head of Office in Ukraine. Financial and Logistics Coordinators (based in Lublin-Poland). URCS branch’s counterparts. GRC-Lviv office staff.
    – Supervision: N/A

Location: Lviv.

Ukrainian Red Cross Society offers:

  • Interesting, diverse, and multitasking work
  • Opportunity to help the Ukrainian people
  • Participation in training and seminars in Ukraine and abroad
  • Employment according to the Labor Code
  • Timely payment of wages.

If you are interested in this position, please send your application to vacancy@redcross.org.ua ASAP. HR may contact eligible candidates prior to the deadline for submission as such early application is encouraged.

Due to a large number of requests, we contact candidates who fully meet the requirements of the vacancy.