Асистент/-ка проєкту

Асистент/-ка проєкту

Товариство Червоного Хреста України оголошує конкурс на посаду Асистента/-ки проєкту в Львівський офіс для роботи із місією Червоного Хреста Німеччини

Вимоги до кандидата:

  • Наявність вищої освіти
  • Диплом з англійської мови або його еквівалент
  • Досвід роботи в громадських організаціях
  • Бажано досвід роботи в Гуманітарній організації
  • Досвід роботи в проектній діяльності/ мінімум 3 роки роботи у сфері перекладу або на посаді, яка вимагає щоденного використання англійської мови
  • Відмінні комунікативні навички
  • Володіння українською та англійською мовами – обов’язково на вільному рівні
  • Водійське посвідчення
  • Відмінні навички роботи з комп’ютером (Word, Excel, бази даних, електронна пошта
  • Досвід комунікації з різними категоріями людей, тактовність та дипломатичність
  • Розвинені організаторські та виконавчі навички
  • Здатність працювати самостійно та в команді, швидка адаптація
  • Здатність швидко навчатися, уважність
  • Здатність справлятися зі стресом та працювати під тиском часу
  • Вміння готувати та оформлювати звітність
  • Дотримання Основоположних принципів Червоного Хреста
  • Дотримання принципу конфіденційності інформації

Основні обов’язки на посаді:

Загальні завдання

  • Підтримувати успішну реалізацію програм Німецького Червоного Хреста (НЧХ)  у Львові, гарантуючи, що всі процеси (адміністративні, звітні та фінансові) відповідають вимогам НЧХ, Товариства Червоного Хреста України та донорів, діючи як головний координатор між делегатами Німецького Червоного Хреста та персоналом Львівського відділення у супроводі програмної діяльності
  • Перекладач у Львові для неукраїномовних делегатів
  • Виконання завдань адміністратора/фінансового менеджменту замість Системного Адміністратора, якщо це необхідно
  • Координатор Львівської філії
  • Тісно співпрацюючи з делегатами GRC, контролювати програмні бюджети за підтримки фінансового персоналу НЧХ, Товариства Червоного Хреста України, включаючи сприяння правильному авторизуванню та документуванню всіх надходжень/платежів – забезпечення відповідності процесів до вимог НЧХ та ТЧХУ, донорів
  • Тісно співпрацюючи з делегатами НЧХ та ТЧХУ, підтримувати колег ТЧХУ щодо місцевих і міжнародних послуг із закупівель, щоб забезпечити надання логістичних послуг відповідно до процедур НЧХ/ТЧХУ, наприклад, забезпечення місцевого постачання, своєчасних поставок, якості товарів і послуг, дослідження місцевого ринку
  • На прохання менеджера програми НЧХ, ТЧХУ відвідувати координаційні зустрічі з ТЧХУ та іншими партнерами, які представляють національні товариства
  • Підтримка програмних колег своєчасним і чітким звітуванням, включаючи приєднання до моніторингових візитів програмних територій (у межах Львова)
  • Підтримувати делегатів НЧХ у реалізації будь-яких нових програмних пріоритетів у Львові

Переклад

  • Підтримка делегатів НЧХ своєчасним та точним перекладом (українська – англійська/ англійська – українська). Це включає:
    ✓ Переклад письмової документації, включаючи технічну документацію, звіти та документи Excel/ фінансові документи.
    ✓ Супровід делегатів на онлайн- та особисті зустрічі, виконуючи синхронний переклад на широке коло тем і з різними зацікавленими сторонами (ТЧХУ, представники уряду та громади)
    ✓ Забезпечення розуміння та чіткої комунікації між усіма сторонами
    ✓ Розуміти та забезпечувати конфіденційність обговорюваних питань

Підтримка завдань адмін/фінансового менеджменту

  • Інші відповідні завдання, призначені безпосередньо керівником, головним чином для підтримки адміністрування, фінансового та матеріально-технічного управління Львівського офісу Німецького Червоного Хреста. Це включатиме управління дрібною готівкою, робочі аванси та організацію логістики щодо прибуття нових співробітників (проживання/транспорт).

Посада в організації:

  • Підпорядкування: Менеджеру Програми НЧХ Львів

Підтримка та робочі відносини: партнери філії НЧХ. Персонал офісу НЧХ – Львів.

Місце роботи: Львів.

Товариство Червоного Хреста України пропонує:

  • Цікаву, різноманітну та багатозадачну роботу.
  • Можливість допомогти українському народу.
  • Участь у тренінгах та семінарах в Україні та за кордоном.
  • Працевлаштування згідно КЗпП.
  • Своєчасну виплату заробітної плати.

Якщо вас зацікавила ця посада, надішліть своє резюме на адресу vacancy@redcross.org.ua. Оскільки вакансія термінова, відділ кадрів може зв’язатися з відповідними кандидатами до кінцевого терміну подання.

У зв’язку з великою кількістю звернень ми зв’яжемося тільки з тими кандидатами, які повністю відповідають вимогам посади.

_________________________

Project Assistant (German Red Cross – Lviv)

Requirements for a candidate

  • Higher education: Diploma in English Language, or working equivalent
  • Work experience working in public organisations
  • Experience of working for a Humanitarian Organization – preferred
  • Work experience in project activities
  • Minimum 3 years working in financial role
  • Excellent communication skills
  • Fluency in the Ukrainian language and English language – at a fluent level a must
  • Excellent computer skills (Word, Excel, databases, e-mail)
  • Driving license
  • Experience in communication with different categories of people, tact and diplomacy
  • Developed organizational and executive skills
  • Ability to work independently and in a team, quick adaptation
  • Ability to learn quickly, attentiveness
  • Ability to cope with stress and work under time pressure
  • Ability to prepare and issue reports
  • Compliance with the fundamental principles of the Red Cross
  • Compliance with the principle of information confidentiality

The main duties:

General Tasks

  • Support the successful delivery of German Red Cross (GRC) programmes in Lviv, ensuring all processes (administration, reporting and financial) are according to GRC, URCS and donor requirements, by acting as the primary focal point between German Red Cross delegates and Lviv branch operational staff in the follow up of programmatic activity
  • Primary translator in Lviv for non-Ukrainian speaking delegates
  • Support tasks of Admin/Finance management in place of System Administrator where required

Specific tasks

  • Lviv Branch focal point
  • Working closely with GRC delegates, monitor programmatic budgets, with support of URCS financial staff, including facilitating correct authorization and documentation of all receipts/payments – ensuring processes adhere to GRC, URCS and donor requirements
  • Working closely with GRC delegates, support URCS colleagues in regards local and international procurement services to enable the delivery of logistics services in-line with GRC/URCS procedures e.g. ensuring local sourcing, timely deliveries, quality of goods and services, local market research
  • Upon request by GRC program manager, attend coordination meetings with URCS and other partners, representing GRC
  • Support programmatic colleagues with timely and clear reporting, including joining colleagues on monitoring visits to programme areas (within Lviv)
  • Support GRC delegates in delivering any new programmatic priorities in Lviv

Translation

Support GRC delegates with timely and accurate translation (Ukrainian – English/English – Ukrainian). This includes:

  • Translation of written documentation, including technical documents, reports and excel/financial documents
  • Accompany delegates to online and in-person meetings, offering simultaneous translation on a wide range of topics, and with a range of different stakeholders (URCS, Governmental and community members)
  • Ensure the understanding and the accurate communication between all the parties
  • Understand and ensure the confidentiality of the matters discussed Support tasks of admin/finance management

Other assigned relevant tasks by the line manager, mainly to support with the administration, financial and logistical management of German Red Cross’s Lviv office. This will include management of petty cash, working advances and arranging logistics around new staff arrivals (accommodation/transportation).

Position within organization:

  • Reporting to: GRC Program Manager Lviv
  • Supporting and working relationships: URCS branch’s counterparts. GRC-Lviv office staff
  • Supervision: N/A
  • Location: Lviv

Ukrainian Red Cross Society offers:

  • Interesting, diverse, and multitasking work.
  • Opportunity to help the Ukrainian people.
  • Participation in training and seminars in Ukraine and abroad.
  • Employment according to the Labor Code.
  • Timely payment of wages.

If you are interested in this position, please send your application to vacancy@redcross.org.ua ASAP. HR may contact eligible candidates prior to the deadline for submission as such early application is encouraged.

Due to a large number of requests, we contact candidates who fully meet the requirements of the vacancy.