Executive Assistant

Executive Assistant

Основною метою є надання професійної підтримки Генеральному директору (ГД) у повсякденних управлінських та адміністративних процесах, здатність ефективно та професійно вирішувати будь-які питання, які можуть виникнути за відсутності ГД, забезпечуючи безперебійну повсякденну роботу діяльності

Кваліфікаційні вимоги:

  • Вища освіта;
  • Принаймні 3 роки досвіду роботи на посаді виконавчого помічника;
  • Бажано мінімум 2 роки в гуманітарній організації або організації з розвитку;
  • Досвід роботи в швидкому, великому та/або складному робочому середовищі;
  • Досвід підтримки вищого керівництва на конфіденційній посаді;
  • Може працювати самостійно та виконувати завдання надійно та компетентно;
  • Здатність до спілкування на всіх рівнях;
  • Добре володію англійською мовою;
  • Розширене знання MS Office (включаючи Word, Excel, PowerPoint);
  • Досвід роботи в міжнародному контексті є перевагою;
  • Досвід роботи в русі Червоного Хреста є сильною перевагою.

Завдання та обов’язки:

  • Складання внутрішніх повідомлень і оголошень, редагування документів для забезпечення точності та ясності, створення або редагування презентацій, надсилання внутрішніх і зовнішніх повідомлень електронною поштою.
  • Планування заходів та спеціальних події, пов’язаних з діяльністю.
  • Координування та контроль завданнь ГД.
  • Моніторинг прогресу в досягненні цілей.
  • Допомога ГД з проектами та ініціативами шляхом виконання поставлених завдань.
  • Побудова та підтримка позитивних стосунків із керівництвом, персоналом та громадою.
  • Допомога директору в створенні та забезпеченні виконання бюджетів, часових рамок і показників.
  • Спілкування з генеральним директором, щоб визначити щоденні обов’язки щодо виконання поточних завдань.
  • Допомога в стратегічному бізнес-плануванні та аналізі.
  • Допомога спростити чітку та послідовну комунікацію між відділами.
  • Відстеження термінів, завдань та ключових результатів для команди лідерів.
  • Вирішення складних організаційно-адміністративних питань.

Розташування: м. Київ.

Якщо вас зацікавила дана вакансія, надішліть своє резюме на адресу vacancy@redcross.org.ua. Усі заявки розглядатимуться на постійній основі, і відділ кадрів може зв’язатися з відповідними кандидатами до кінцевого терміну подання, оскільки така рання заявка заохочується.

Для співбесіди зв’яжуться лише з кандидатами, які повністю відповідають посаді.

_______________

Purpose:

The main target is to provide professional support to Director General (DG) in daily management and administrative processes, the ability to deal with any matters that may arise in DG’s absence in an efficient and professional manner, ensuring the smooth running of routine day to day activities.

Qualification Requirements:

  • University degree.
  • At least 3 years of professional experience as an Executive Assistant
  • Preferably with a minimum of 2 years within humanitarian or development organization.
  • Experience working in a fast-paced, large, and/or complex work environment
  • Experience in supporting senior level management in a confidential position
  • Can work independently and execute tasks in a reliable and competent manner
  • Ability to communicate at all levels
  • Good command of English
  • Advanced MS office knowledge (including Word, Excel, PowerPoint)
  • Experience working in an international context is an asset
  • Experience from the RC movement is a strong asset

Tasks and responsibilities:

  • Draft internal communications and announcements, edit documents for accuracy and clarity, create or edit presentations, send internal and external email communications
  • Plan activities and special events related to activities
  • Coordinates and oversees DG’s tasks and execution
  • Report to DG with any issues, problems, updates, or questions
  • Monitoring progress towards objectives
  • Assisting DG with projects and initiatives by completing assigned tasks
  • Building and maintaining positive relationships with management, staff, and the community
  • Assisting the director to establish and enforce budgets, timelines, and metrics.
  • Communicate with DG to determine daily responsibilities for ongoing tasks
  • Assist in strategic business planning and analysis
  • Help facilitate clear and consistent communication between departments
  • Track deadlines, action items and key deliverables for leadership team
  • Problem solve complex, organizational-wide administrative issues

Location: Kyiv.

If you are interested in this position, please send your application vacancy@redcross.org.ua. All the applications will be reviewed on a rolling basis and HR may contact eligible candidates prior to the deadline for submission as such early application is encouraged.

Only short-listed candidates will be contacted for an interview.