Head of Feedback Sector

Head of Feedback Sector

The National Committee of the Ukrainian Red Cross Society (URCS) announces a competition for the position of Head of Feedback Sector

The Ukrainian Red Cross Society is the largest humanitarian organization in Ukraine, which is one of the first to respond to all emergencies in the country and provide assistance to those who need it most.

JOB PURPOSE

he Feedback Sector is a structural component of the Community Engagement and Accountability Unit. The Head of the Feedback Sector position involves the overall coordination of the sector’s activities, management of the sector’s team, and maintaining two-way communication with the CEA department (HQ and the Information Center).

Head of the Feedback Sector is responsible for:

  • establishing and maintaining the feedback flow, creating new feedback channels, and evaluating existing ones.
  • selecting an internal monitoring and evaluation system.
  • works to build a joint channel for entering data obtained as a result of feedback (proactive systematic, passive systematic, and face-to-face, not systematized) into a single national CRM system at the national level, including feedback obtained at the regional level.
  • develops tools for transforming the collected unsystematized feedback to be included in the URCS unified CRM system.
  • monitors the timeliness and correctness of entering information into the system and periodically compiles the collected information and its visualization for further processing and analysis.
  • participates in the analysis of feedback and writing systematized analytical reports using secondary data.
  • controls the timeliness of responding to feedback received by the Ukrainian legislation and URCS Feedback policy.

Essential Tasks

The key tasks of the CEA Officer for Feedback Analyst will:

1. Head of Feedback sector for programming and operational activities:

  • сarries out the overall coordination of the sector’s work and manages the sector’s subordinate staff;
  • prepares needed reports at the request of the Head;
  • maintains the functioning of the existing feedback channels, develops new feedback channels to meet the needs of people to provide all communities with the opportunity to communicate with URCS;
  • implements the CEA unit’s monitoring and evaluation system internally. Collects and processes data on the operational activities of the unit; collects and archives documents that verify the activities performed;
  • prepares reports on the unit’s activities and provides information on the achievement of indicators to the PMER unit;
  • participation in the creation of a single unified national feedback channel. Facilitate and oversee the entry of all data collected into a centralized CRM system;
  • is responsible for and creates the necessary conditions for closing lops on requests that require it;
  • develops and implements tools for collecting, processing, and further entering data into the CRM system from unstructured proactive feedback channels, such as face-to-face, supervisory groups, and Focus Group discussions;
  • controls the timeliness and correctness of entering and processing information collected from all feedback channels into the CRM system;
  • is responsible for timely visualization of the data collected for the relevant periods and on specific topics;
  • participates in writing analytical reports for URCS sectors to make operational changes to the projects and programs implemented by URCS and to perform humanitarian advocacy;
  • controls the timeliness of providing feedback to people who contact URCS and need a response to their request by the Ukrainian legislation and URCS feedback policy;
  • collects and updates information on the activities of URCS programs and projects to obtain a picture of the Society’s operational activities;
  • develops scripts of responses for sector specialists and the Information Center on typical requests for programs and projects from people who contact URCS;
  • creates pathways in collaboration with the PGI, Safeguarding, and Compline units in cases of sensitive feedback;
  • conducts training for employees of the information center and the feedback sector on how to handle sensitive feedback;
  • organizes supervision for employees of the feedback sector to assess their knowledge, support, and prevention of professional burnout;

2. Coordination:

  • actively participates in the activities of the CEA TWG and prepares all the necessary requested information for its presentation during the meeting;
  • implements and implements, together with the Head of the Department, the recommendations received from TWG members, where appropriate;
  • in coordination with Compliance, PGI, HR, Legal Support Units, SMT, and the Board, develops Standard Operating Procedures to standardize the forwarding of received requests from feedback channels toward relevant recipients;
  • provides periodic reports to SMTs and Boards regarding following and implementing the norms of the feedback policy and the sector’s activities.

POSITION REQUIREMENTS

  • University degree in a relevant area such as community development, sociology, anthropology, social work, project management or equivalent experience;
  • University degree in Communication, Journalism, Political science, Conflict studies, International relations, or other relevant fields;
  • 3+ years of overall professional experience;
  • Excellent digital literacy: MS Word, Excel, and PowerPoint essential; knowledge CRM systems;
  • At least one year of experience working with feedback in humanitarian organizations;
  • Good communication skills in English (preferred);
  • Professional knowledge of the Ukrainian language is a strong asset.

DESIRED PROFILE AND SKILLS

  • Excellent web-based research skills; proven experience navigating (media) monitoring tools, search engines, and social listening platforms;
  • Ability to analyze and articulate complex issues and formulate recommendations based on available information;
  • Strong understanding of geopolitics, socio-economic issues, and conflict studies in the region;
  • Autonomous & proactive teammate;
  • Аttention to detail, analytical rigor, and impartiality;
  • Strong interpersonal and collaborative skills, including an ability to work in a multicultural environment and as part of a remote network;
  • Genuine interest in neutral humanitarian action.

Knowledge and Skills

  • Good understanding of Ukrainian humanitarian crisis aspects and international recognized approaches to overcome them.
  • Strong commitment to inclusion and non-discrimination within the frame of a social field.
  • Good understanding of participatory research methods in the framework of social sciences or humanities.
  • Strong affinity towards social work.
  • Building a safe work environment with colleagues, volunteers, and beneficiaries.
  • Ability to analyze and identify areas for improvements in programs and operations through the integration of CEA approaches and activities.
  • Excellent interpersonal, communication, and networking skills; able to build relationships with people at all levels of the organization and with external partners and organizations.
  • Excellent project management skills, able to work under pressure and manage multiple projects simultaneously, to a high standard, and to deadline.
  • Highly motivated, self-starter able to take the initiative and lead a team or process.
  • Strong presentation, facilitation, and training skills.
  • Good knowledge of gender and diversity issues.

Languages:

  • Fluent spoken and written Ukrainian
  • Good command of English (written and spoken)

Competencies:

  • Communication, facilitation, and listening skills.
  • Respect for diversity.
  • Integrity.
  • Learning and improvement.
  • Empathy.
  • Accountability.

The Ukrainian Red Cross Society offers:

  • Interesting, diverse and multitasking work;
  • Employment in accordance with the Labor Code;
  • Timely payment of salary;
  • A friendly and close-knit team of like-minded people;
  • Participation in trainings and seminars in Ukraine and abroad;
  • Unique experience in the largest public organization in Ukraine.

Location: Kyiv.

If you are interested in this position, please send your CV and Cover letter to vacancy@redcross.org.ua.

Due to a large number of requests, we contact candidates who fully meet the requirements of the vacancy.

________________________________________________

Національний комітет Товариства Червоного Хреста України (ТЧХУ) оголошує конкурс на посаду керівника сектору зворотного зв’язку

Товариство Червоного Хреста України – найбільша гуманітарна організація в Україні, яка однією з перших реагує на всі надзвичайні ситуації в країні та надає допомогу тим, хто її найбільше потребує.

МЕТА ПОСАДИ

Сектор зворотного зв’язку є структурним компонентом Відділу взаємодії з громадськістю та підзвітності. Посада керівника сектору зворотного зв’язку передбачає загальну координацію діяльності сектору, управління командою сектору та підтримання двосторонньої комунікації з відділом ЦОВВ (штаб-квартирою та Інформаційним центром).

Керівник сектору зворотного зв’язку відповідає за:

  • налагодження та підтримку потоку зворотного зв’язку, створення нових каналів зворотного зв’язку та оцінку існуючих.
  • вибір внутрішньої системи моніторингу та оцінки.
  • працює над побудовою спільного каналу введення даних, отриманих в результаті зворотного зв’язку (проактивного систематичного, пасивного систематичного та особистого, несистематизованого) в єдину національну CRM-систему на національному рівні, включаючи зворотний зв’язок, отриманий на регіональному рівні.
  • розробляє інструменти для трансформації зібраного несистематизованого зворотного зв’язку для включення в єдину CRM-систему УЦКС.
  • контролює своєчасність та коректність внесення інформації до системи та періодично здійснює узагальнення зібраної інформації та її візуалізацію для подальшого опрацювання та аналізу.
  • бере участь в аналізі зворотного зв’язку та написанні систематизованих аналітичних звітів з використанням вторинних даних.
  • контролює своєчасність реагування на отримані відгуки відповідно до законодавства України та Політики зворотного зв’язку ТЧХУ.

Основні завдання:

Основними завданнями спеціаліста з аналізу зворотного зв’язку ЦЕА є

1. Керівництво сектором зворотного зв’язку для програмної та операційної діяльності:

  • здійснює загальну координацію роботи сектору та керує підлеглим персоналом сектору;
  • готує необхідні звіти на вимогу керівника;
  • підтримує функціонування існуючих каналів зворотного зв’язку, розробляє нові канали зворотного зв’язку для задоволення потреб людей, щоб забезпечити всім громадам можливість спілкування з ТЧХУ;
  • впроваджує внутрішню систему моніторингу та оцінки діяльності підрозділу ЦЄА. Збирає та обробляє дані про операційну діяльність підрозділу; збирає та архівує документи, що підтверджують виконану діяльність;
  • готує звіти про діяльність підрозділу та надає інформацію про досягнення показників до підрозділу ПМЕР;
  • участь у створенні єдиного уніфікованого національного каналу зворотного зв’язку. Сприяє та контролює внесення всіх зібраних даних до централізованої CRM-системи;
  • відповідає та створює необхідні умови для закриття циклів за запитами, які цього потребують;
  • розробляє та впроваджує інструменти для збору, обробки та подальшого внесення даних до CRM-системи з неструктурованих проактивних каналів зворотного зв’язку, таких як особисті зустрічі, наглядові групи та обговорення у фокус-групах;
  • контролює своєчасність та коректність внесення та обробки інформації, зібраної з усіх каналів зворотного зв’язку, в CRM-систему;
  • відповідає за своєчасну візуалізацію зібраних даних за відповідні періоди та за конкретними темами;
  • бере участь у написанні аналітичних звітів для секторів ТЧХУ з метою внесення оперативних змін до проектів і програм, що реалізуються ТЧХУ, та здійснення гуманітарної адвокації;
  • контролює своєчасність надання зворотного зв’язку особам, які звертаються до ТЧХУ і потребують відповіді на свій запит відповідно до законодавства України та політики зворотного зв’язку ТЧХУ;
  • збирає та актуалізує інформацію про діяльність програм та проектів ТЧХУ для отримання картини операційної діяльності Товариства;
  • розробляє сценарії відповідей для фахівців секторів та Інформаційного центру на типові запити щодо програм та проектів від людей, які звертаються до ТЧХУ;
  • у співпраці з підрозділами PGI, Охорони та Комплаєнсу розробляє шляхи реагування у випадках чутливих звернень;
  • проводить тренінги для працівників інформаційного центру та сектору зворотного зв’язку щодо роботи з чутливими відгуками;
  • організовує супервізію для працівників сектору зворотного зв’язку з метою оцінки їхніх знань, підтримки та запобігання професійному вигоранню.

2. Координація:

  • бере активну участь у діяльності ЦГЗО та готує всю необхідну запитувану інформацію для її представлення під час засідань;
  • впроваджує та реалізує разом з керівником департаменту рекомендації, отримані від членів БГЗО, у разі необхідності;
  • у координації з відділами комплаєнсу, ІПВ, кадрів, юридичного забезпечення, БГЗО та Правлінням розробляє стандартні операційні процедури для стандартизації перенаправлення отриманих запитів з каналів зворотного зв’язку до відповідних одержувачів;
  • надає БГЗО та Правлінню періодичні звіти щодо дотримання та виконання норм політики зворотного зв’язку та діяльності сектору.

ВИМОГИ ДО ПОСАДИ

  • Вища освіта у відповідній галузі, наприклад, розвиток громад, соціологія, антропологія, соціальна робота, управління проектами або еквівалентний досвід роботи;
  • Вища освіта в галузі комунікацій, журналістики, політології, конфліктології, міжнародних відносин або в інших відповідних сферах;
  • 3+ роки загального професійного досвіду;
  • Відмінна цифрова грамотність: MS Word, Excel та PowerPoint обов’язково; знання CRM-систем;
  • Щонайменше один рік досвіду роботи зі зворотним зв’язком у гуманітарних організаціях;
  • Хороші комунікативні навички англійської мови (бажано);
  • Професійне знання української мови є сильною перевагою.

БАЖАНИЙ ПРОФІЛЬ ТА НАВИЧКИ

  • Відмінні навички проведення досліджень в Інтернеті; підтверджений досвід роботи з інструментами моніторингу (ЗМІ), пошуковими системами та платформами соціального слухання;
  • Здатність аналізувати та формулювати складні питання, а також формулювати рекомендації на основі наявної інформації;
  • Глибоке розуміння геополітики, соціально-економічних питань та конфліктології в регіоні;
  • Автономний та проактивний член команди;
  • Увага до деталей, аналітична точність та неупередженість;
  • Сильні навички міжособистісного спілкування та співпраці, включаючи здатність працювати в мультикультурному середовищі та в складі віддаленої мережі;
  • Непідробний інтерес до нейтральної гуманітарної діяльності.

Знання та навички:

  • Добре розуміння аспектів української гуманітарної кризи та міжнародно визнаних підходів до її подолання.
  • Сильна прихильність до інклюзії та недискримінації в рамках соціального поля.
  • Добре розуміти методи партисипативних досліджень в рамках соціальних та гуманітарних наук.
  • Сильна спорідненість із соціальною роботою.
  • Створення безпечного робочого середовища з колегами, волонтерами та бенефіціарами.
  • Здатність аналізувати та визначати сфери для вдосконалення програм та операцій через інтеграцію підходів та заходів ЦЕА.
  • Відмінні навички міжособистісного спілкування, комунікації та налагодження зв’язків; вміння будувати відносини з людьми на всіх рівнях організації та із зовнішніми партнерами і організаціями.
  • Відмінні навички управління проектами, вміння працювати під тиском та керувати кількома проектами одночасно, на високому рівні та у встановлені терміни.
  • Високомотивований, ініціативний, здатний взяти на себе ініціативу та очолити команду або процес.
  • Сильні презентаційні, фасилітаційні та тренінгові навички.
  • Хороші знання з гендерних питань та питань різноманітності

Мови:

  • Вільна усна та письмова українська мова
  • Добре володіння англійською мовою (письмово та усно)

Компетенції:

  • Комунікація, фасилітація та вміння слухати.
  • Повага до різноманітності.
  • Доброчесність.
  • Навчання та вдосконалення.
  • Емпатія.
  • Підзвітність.

Товариство Червоного Хреста України пропонує:

  • Цікаву, різноманітну та багатозадачну роботу;
  • Працевлаштування відповідно до Кодексу законів про працю;
  • Своєчасну виплату заробітної плати;
  • Дружній та згуртований колектив однодумців;
  • Участь у тренінгах та семінарах в Україні та за кордоном;
  • Унікальний досвід роботи в найбільшій громадській організації України.

Місцезнаходження: Київ.

Якщо Вас зацікавила ця вакансія, будь ласка, надсилайте своє резюме та супровідний лист на електронну адресу: vacancy@redcross.org.ua.

У зв’язку з великою кількістю запитів, ми зв’язуємося з кандидатами, які повністю відповідають вимогам вакансії.

Share this post