Асистент/Асистентка Сектору зворотного зв’язку Відділу залучення громад

Асистент/Асистентка Сектору зворотного зв’язку Відділу залучення громад

Національний комітет Товариства Червоного Хреста України (ТХЧУ) оголошує конкурс на посаду Асистент/Асистентка Сектору зворотного зв’язку Відділу залучення громад

Товариство Червоного Хреста України – найбільша гуманітарна організація України, яка одна з найперших реагує на всі надзвичайні ситуації в країні і надає допомогу тим, хто найбільше її потребує.

Сектор зворотного зв’язку є структурним компонентом Відділу взаємодії з громадськістю та підзвітності. Асистент/Асистентка зі зворотного зв’язку підпорядковується Керівнику Сектору зворотного зв’язку.

Асистент/Асистентка зі зворотного зв’язку (фідбек спеціаліст/feedback specialist) – особа визначена відповідальною за збір, надання відповідей на зворотній зв’язок, отриманий на рівні Національного комітету, акумулювання отриманої інформації. Асистент/Асистентка зі зворотного зв’язку є відповідальною особою за своєчасність реагування на отримані відгуки відповідно до законодавства України та «Політики зворотного зв’язку ТЧХУ». У своїй роботі Асистент/Асистентка зі зворотного зв’язку керується прописаними процедурами збору та обробки повідомлень у Політиці зворотного зв’язку та додатковими алгоритмами розгляду та перенаправлення.

Посада фахівця зі зворотного зв’язку передбачає своєчасне внесення зворотного зв’язку в єдину національну CRM-систему на національному рівні.

За роботу з письмовими повідомленнями, що надходять на електронну пошту та обробку відгуків, що надходять на через наявні канали зворотного зв’язку в тому числі і з з форми зворотного зв’язку QR-code на рівні НК по програмі «Виконання програми допомоги від Всесвітньої Продовольчої Програми (WFP): перехідний тимчасовий стратегічний план на рівні країни в Україні (2023–2024)» є відповідальним асистент зі зворотного зв’язку (CFM assistant). Він є відповідальною особою за розсилку повідомлень із дорученнями відповідним виконавцям та наступний контроль за їх вирішенням і надісланням обґрунтованих та своєчасних відповідей надавачам повідомлень, а також реєстрацію.

Обов’язки:

  • Обробка письмових офіційних звернень від громадян, в тому числі скарг, які надходять до ТЧХУ: їх належна реєстрація, перенаправлення, контроль за наданням вчасної офіційної відповіді в терміни, встановлені Законом України «Про звернення громадян» та прописаними в «Політиці зворотного зв’язку».
  • Контролювання отримання зворотного зв’язку від отримувачів допомоги за допомогою електронної пошти, гарячої лінії та з форми зворотного зв’язку, QR-code, першочергово по програмі WFP, документування та своєчасне надання відповіді.
  • Реєструвати відгуки, запити та скарги бенефіціарів в CRM-системи і регулярно звітувати про них керівнику проекту та лінійному менеджеру.
  • Перенаправлення звернень за відповідністю тематики до відповідних фахівців та координатору проєкту, або до Голів обласних організацій ТЧХУ згідно алгоритмів перенаправлення.
  • Контроль за терміном обробки зворотного зв’язку та за потреби нагадуванням відповідальним особам про вчасне надання відповіді на нього.
  • Співпраця та координація з міжрегіональними та обласними фахівцями щодо розгляду зворотного зв’язку.
  • Закривати питання після отримання зворотного зв’язку з усіх каналів комунікації та телефонувати користувачам послуг з метою з’ясування задоволеності чи незадоволеності тим, як їхня справа була вирішена проектною командою Всесвітньої продовольчої програми (“WFP”).
  • Висловлювати співчуття до ситуації бенефіціарів, зберігаючи при цьому неупередженість, прозорість та підзвітність.
  • Відвідувати координаційні робочі зустрічі проектної команди WFP, коли це необхідно.
  • Слідкування за оновленням інформації по програмній та проєктній діяльності, вчасним оновленням скриптів для надання актуальної інформації громадянам, що звертаються.
  • Співпраця з Інформаційним центром у питаннях збору зворотного зв’язку.
  • Створення необхідних звітів на вимогу керівника.
  • Зберігати таємницю персональних даних, конфіденційної та чутливої інформації.
  • Дотримуватися у своїй діяльності принципів Міжнародного Руху Червоного Хреста та Червоного Півмісяця, Статуту ТЧХУ, Кодексу поведінки ТЧХУ, політик, процедур та інших нормативних актів організації
  • Постійно ставитись до тих, хто дає відгуки, з повагою, ввічливістю та добротою.
  • Вирішення конфліктів та відповідь на скарги, що надходять від спільнот, щодо діяльності ТЧХУ, пошук взаємоприйнятних рішень та посередництво в суперечках, якщо це необхідно.

Вимоги:

Освіта

  • Вища освіта, бажано в гуманітарній сфері

Досвід

  • 3+ роки загального професійного досвіду;
  • Відмінна цифрова грамотність: MS Word, Excel, Outlook – обов’язково; досвід роботи з CRM-системами.
  • Щонайменше один рік досвіду роботи зі зворотним зв’язком у гуманітарних організаціях;
  • Базові комунікативні навички англійської мови (бажано);
  • Вільне володіння усно та письмово українською мовою;
  • Досвід комунікації з різними категоріями людей;
  • Навички ділового листування;

Знання та навички

  • Добре розуміння аспектів української гуманітарної кризи.
  • Прихильність до інклюзії та недискримінації в рамках соціальної сфери.
  • Створення безпечного робочого середовища з колегами, волонтерами та бенефіціарами, тактовність та дипломатичність.
  • Відмінні навички міжособистісного спілкування, комунікації та налагодження зв’язків; вміння будувати відносини з людьми на всіх рівнях організації.
  • Високо мотивований, ініціативний, здатний взяти на себе ініціативу та очолити команду або процес.
  • Вітаються презентаційні, фасилітаційні та тренінгові навички.
  • Розвинені організаторські та виконавчі навички.
  • Здатність працювати самостійно та в команді, швидка адаптація.
  • Здатність швидко навчатися, уважність, відповідальність.
  • Здатність справлятися зі стресом та опрацьовувати великі обсяги інформації.
  • Вміння аналізувати інформацію.
  • Навички самоорганізації робочого процесу.
  • Дотримання основоположних принципів Червоного Хреста.
  • Дотримання принципу конфіденційності інформації.
  • Вільна усна та письмова українська мова.

Товариство Червоного Хреста України пропонує:

  • Цікаву, різноманітну та багатозадачну роботу;
  • Працевлаштування згідно КЗпП;
  • Своєчасну виплату заробітної плати;
  • Дружній і згуртований колектив однодумців;
  • Участь у тренінгах та семінарах в Україні та за її межами;
  • Унікальний досвід роботи в найбільшій громадській організації України.

Робоче місце: Київ.

Випробувальний термін – 3 місяці.

Просимо надсилати резюме із зазначенням бажаного рівня зарплати з позначенням посади за наступною адресою: vacancy@redcross.org.ua.

Зважаючи на велику кількість запитів, ми зв’язуємося з кандидатами, які повністю відповідають вимогам вакансії.

Share this post