Financial Officer for the German Red Cross office in Ukraine  

Financial Officer for the German Red Cross office in Ukraine  

Товариство Червоного Хреста України (ТЧХУ) відкриває конкурс на посаду Головного фахівця / головної фахівчині з фінансів для офісу Німецького Червоного Хреста в Україні

Основні вимоги:

  • Наявність вищої освіти
  • Освіта в галузі бухгалтерського обліку/фінансів/бізнесу/адміністрування або мінімальний професійний досвід роботи в галузі фінансів/адміністрування
  • Досвід роботи в громадських організаціях
  • Досвід роботи в гуманітарній організації – бажано
  • Досвід роботи в проектній діяльності
  • Мінімум 3 роки роботи на фінансовій посаді
  • Відмінні комунікативні навички
  • Вільне володіння українською мовою та англійською мовою – на вільному рівні є обов’язковим
  • Відмінні навички роботи з комп’ютером (Word, Excel, бази даних, електронна пошта)
  • Знання бюджетування, бюджетного контролю, принципів бухгалтерського обліку та практичного застосування фінансових систем, досвід адміністративної та логістичної роботи
  • Хороші знання з оподаткування та обов’язкових відрахувань
  • Досконале знання комп’ютеризованих систем бухгалтерського обліку та електронних таблиць
  • Знання процедур та практики внутрішнього контролю
  • Чисте водійське посвідчення
  • Досвід спілкування з різними категоріями людей, тактовність і дипломатичність
  • Розвинені організаторські та управлінські навички
  • Вміння працювати самостійно та в команді, швидка адаптація
  • Здатність швидко навчатися, уважність
  • Здатність справлятися зі стресом та працювати під тиском часу
  • Вміння готувати та складати звіти
  • Дотримання основоположних принципів Червоного Хреста
  • Дотримання принципу конфіденційності інформації.

Основні обов’язки на посаді:

Загальні завдання:

  • Перебування у Києві, фінансовий директор підтримує загальне фінансове управління проектами Німецького Червоного Хреста (GRC) в Україні для забезпечення оптимального та своєчасного виконання
  • Своєчасно отримувати щомісячні звіти від Товариства Червоного Хреста України
  • Перевіряє та верифікує отримані ваучери на предмет правильності, прийнятності та повноти відповідно до Фінансових процедур ГРЦ та фінансових вимог донорів
  • Виявлення відсутньої документації, недотримання фінансових інструкцій та інформування Фінансового Делегата щодо будь-яких порушень
  • Забезпечити дотримання договірних зобов’язань в рамках перевірки ваучерів, що включає в себе перевірку існуючих контрактів, графіків платежів та дотримання умов оподаткування
  • Підготовка роз’яснювального листа щодо ваучера з висновками та тісна співпраця з командою GRC та фінансовою командою ТЧХУ для збору необхідних пояснень
  • Відповідати за всі аспекти дрібної готівки в українському офісі GRC
  • Підтримувати належну систему заповнення відповідно до найкращих практик заповнення, політики зберігання документів донорів та інструкцій GRC
  • Забезпечення належного перекладу всіх документів
  • Організовувати та готувати фінансові закриття та кур’єрську доставку до штаб-квартири GRC щомісяця.

Специфічні задачі
FundsPro System Entry

  • Точне, ефективне та своєчасне введення даних у фінансову систему FundsPro (грошові кошти та рахунки до отримання)
  • Перевірка якості ваучерів та прийняття рішення про те, чи придатні ваучери для внесення в систему бронювання
  • Перевірка незаброньованих ваучерів, отриманих від ТЧХУ, та внесення їх до облікової системи FundsPro
  • Перевірка правильності фінансових кодів перед бронюванням транзакцій
  • Ведення інвентаризації та бронювання в системі FundsPro
  • Допомагати Фінансовому Делегату в процесі закриття місяця.Партнерський аванс
  • Створювати, відстежувати та забезпечувати оформлення грошового авансу від ТЧХУ
  • Сприяти зв’язку між фінансовими документами та логістично-закупівельною документацією
  • Перевірка журналів та моніторинг залишків по кожному центру витрат
  • Моніторинг виданих авансів, перевірка та узгодження залишків у книгах НЧХ та ТЧХУ, а також отримання підпису на залишки на кінець місяця
  • Розраховувати, звіряти та консультувати офіс НЧХ щодо непогашених авансових сум
  • Виявлення невиплачених авансів, інформування фінансового делегата про довгострокові невиплачені аванси
  • Перевірка авансових звітів, отриманих від ТЧХУ, підготовка коментарів, якщо такі є, та бронювання у FundsPro
  • Відстежувати Excel-таблиці готівки та банківських авансів з банківською випискою та касовими чеками, щоб переконатися в правильності та в тому, що всі витрати зареєстровані належним чиномПідтримка візитів
  • Відвідувати регіони для підтримки та навчання фінансового персоналу та делегатів у фінансових питаннях, якщо це необхідні
  • Інформувати безпосереднього керівника про будь-які проблеми з фінансовими процедурами або фінансовими платежами, якщо такі будуть виявлені під час візитів
  • Пропонувати фінансовим делегатам будь-які необхідні покращення

Операції з готівковими коштами

  • Відповідає за всі аспекти використання готівки на дрібні витрати, надходжень та виплат, у тому числі за те, щоб усі транзакції були належним чином санкціоновані та повністю задокументовані
  • Забезпечення своєчасного здійснення всіх платежів
  • Моніторинг залишків дрібної готівки та надання рекомендацій щодо необхідності своєчасного поповнення дрібної готівки
  • Щоденний підрахунок готівки та звірка залишків у журналах
  • Підготовка щомісячного підрахунку готівки та отримання необхідного підпису керівництва на касовому звіті
  • Відстеження авансів на роботу, виданих команді НЧХ, та своєчасна підготовка розрахунківФайли оригіналів документів на місцях
  • Виконання перекладу, за необхідності, ваучерів, CBA, цінових пропозицій, контрактів та угод тощо перед подачею документів до Берліну
  • Після перевірки звітності забезпечити сканування та архівування всієї звітності в однаковому порядку для зберігання в українському офісі НЧХ
  • Організація та подача документів FundsPro відповідно до стандартної системи подачі документів
  • Переконайтеся, що оригінали надійно упаковані / промарковані та своєчасно відправлені до Берліну

Загальні завдання

  • Підтримувати команду з перекладами у разі потреби
  • Бути обізнаним з фінансовими процедурами НЧХ, системою бюджетування, щомісячним закриттям рахунків, банківськими звіряннями та процесами
  • Будь-які інші завдання, призначені безпосереднім керівником, за потребою.

Посада в організації:

  • Кому звітує: Регіональному фінансовому делегату НЧХ
  • Підтримка та робочі контакти: Фінансовий спеціаліст тісно співпрацюватиме з командою НЧХ в Україні. Він/вона матиме пряму взаємодію з фінансовою командою ТЧХУ.

Якщо вас зацікавила ця вакансія, будь ласка, надішліть своє резюме та мотиваційний лист англійською мовою на vacancy@redcross.org.ua. Усі заявки розглядатимуться на постійній основі, і відділ кадрів може зв’язатися з відповідними кандидатами до кінцевого терміну подання, оскільки така рання заявка заохочується.

У зв’язку з великою кількістю запитів ми зв’язуємося з кандидатами, які повністю відповідають вимогам вакансії.

_________________________________

Ukrainian Red Cross Society (URCS) opens a vacancy for the position of Financial Officer for the German Red Cross office in Ukraine.

Requirements for a candidate for the position:

  • Availability of higher education
  • Accounts/Finance/Business/Administration Studies or minimum professional experience in Finance-Administration
  • Work experience working in public organisations
  • Experience of working for a Humanitarian Organization – preferred
  • Work experience in project activities
  • Minimum 3 years working in financial role
  • Excellent communication skills
  • Fluency in the Ukrainian language and English language – at a fluent level, a must
  • Excellent computer skills (Word, Excel, databases, e-mail)
  • Knowledge of budgeting, budget oversight, accounting principles and practical application of financial systems, experience in administrative and logistic work
  • Good knowledge of Taxation and statutory deductions
  • Detailed knowledge of computerized accounting systems and spreadsheet
  • Knowledge of internal control procedures and practices
  • Clean driving license
  • Experience in communication with different categories of people, tact and diplomacy
  • Developed organizational and executive skills
  • Ability to work independently and in a team, quick adaptation
  • Ability to learn quickly, attentiveness
    Ability to cope with stress and work under time pressure
  • Ability to prepare and issue reports
  • Compliance with the fundamental principles of the Red Cross
  • Compliance with the principle of information confidentiality

Main duties for the position:
General Tasks

  • Based in Kyiv, the Finance Officer supports the overall financial management of the GRC projects in Ukraine to ensure an optimal and timely performance
  • Receive monthly reports from URCS on timely basis
  • Check and verify the vouchers received to ensure correctness, eligibility and completeness according to GRC Financial Procedures and Donor Financial requirements
  • Identify missing documentations, non-adhering to financial guidelines and inform the Finance Delegate regarding any irregularities.
  • Ensure contractual compliance as part of the voucher verification, this involves checking the existing contracts, Payment schedules and whether Taxation terms are respected
  • Prepare voucher clarification sheet with the findings and closely follow up with GRC team and URCS Financial team to collect the necessary explanations
  • To be responsible for all aspects of petty cash in GRC office Ukraine.
  • Maintain a proper filling system in accordance with filling best practices, donor document retention policies and GRC guidelines
  • Ensure all documents are sufficiently translated
  • Arrange and prepare financial closures and courier to GRC HQ on monthly basis

Specific tasks
FundsPro System Entry

  • Input Data into FundsPro financial system in an accurate, efficient and timely manner (Cash and Receivables)
  • Checking on the quality of vouchers and decide whether vouchers are fit for the entry into the booking system.
  • Verify the un-booked vouchers received from URCS and record them in the FundsPro accounting system
  • Checking that financial codes are correct before booking the transactions
  • Maintain the Inventory and book them in FundsPro System
  • Assist Finance Delegate in month end closure process

Partner Receivables

  • Create, follow up and ensure clearance of the receivable from URCS
  • Facilitate the link between the finance documents with the logistic-procurement documentation
  • Check journal and monitor the balances in each cost center
  • Monitor the receivables issued, check and match balances of GRC Books and URCS Books and obtain a sign off on month end balances
  • Calculate, reconcile and advise GRC office on the outstanding receivables amounts
  • Identify pending receivables, inform the finance delegate on long outstanding receivables
  • Checking receivables reports received from URCS and prepare comment if any and booking into FundsPro
  • Track cash and bank receivables excel sheets with bank statement and the cash vouchers to ensure correctness and to ensure that all expenditures are recorded properly

Support Visits

  • Visit the regions to support and train financial staff and delegates in finance related matters if required
  • Inform the line manager in case if any problems with financial procedure or financial payments if any found during the visits
  • Suggest finance delegates any improvements needed

Petty Cash Transactions

  • Responsible for all aspects of petty cash, receipts into and payments out of petty cash, including ensuring that all transactions are correctly authorized and fully documented.
    • Ensure performing all payments on timely manner
    • Monitor the petty cash balances, and advice on any need to re-feed the petty cash on a timely manner
    • Daily cash counts and reconciliation of journal balances
    • Preparation of the monthly cash count and obtain the required management signature for Cash Box
    • Follow up on work advances issued to GRC team and prepare the settlement on timely manner

Field original document files

  • Perform translation where needed on vouchers, CBAs, quotations, contracts and agreements etc. before documents are submitted to Berlin
  • After validation of the accountancies ensure that all accountancies are scanned and archived to the same order for retention within the GRC Ukraine Office
  • Organizing & filing of FundsPro documents, according to the standard filing system
  • Ensure that originals are securely packaged / labeled and sent to Berlin on a timely manner

General

  • Support the team with translations in case needed
  • Be aware of the GRC’s financial procedures, budgeting system, monthly accounts closure, bank reconciliation & processes
  • Any other tasks assigned by the line manager as require

Position within organization:

  • Reporting to: GRC Regional Finance Delegate
  • Supporting and working relationships: The Finance Officer will work closely with GRC team in Ukraine. He / She will have direct engagements with URCS Finance Team.

If you are interested in this position, please send your CV and Cover letter in English to vacancy@redcross.org.ua. All the applications will be reviewed on a rolling basis, and HR may contact eligible candidates prior to the deadline for submission as such early application is encouraged.

Due to a large number of requests, we contact candidates who fully meet the requirements of the vacancy.

Share this post