Finance/Administration Manager

Ukrainian Red Cross Society (URCS) opens a vacancy for the position of Finance / Administration Manager for the mission of the Luxembourg Red Cross in Ukraine

Job purpose

To ensure effective and efficient finance and administrative support with a high level of accountability and integrity and in accordance with Luxembourg Red Cross (LRC) & Ukrainian Red Cross Society (URCS) procedures. (S)he should ensure that all the administrative and finance requirements are met with very little disruption. Provide support to the Country Representative and other team members where needed. To manage the finance and administration in areas such as financial management, budgeting, forecasting, managements payments of contracts, and HR, among others.

Note: in this Section, in addition to providing a general overview of the position, it’s advisable to indicate at least three performance evaluation criteria for the role (typically what the Line Manager requires from the employee)

Job duties and responsibilities

Essential Tasks

Finance:

• Generate financial reports and analyze financial data for managerial staff, offering recommendations for further actions.
• Preserve the financial well-being of the organization.
• Create and Monitor budget plans tailored to specific donors.
• Formulate financial forecasts to ensure sufficient funding available.
• Supervise the finance department’s operations, establish goals and objectives, and develop a framework to achieve them on a timely basis.
• Ensure Respect of Internal control on all financial processes and transactions.
• Collaborate with auditors to ensure effective monitoring of organization’s finances.
• Communicate with different operation team, engaging in discussions about operation plan and reaching agreements on future directions.
• Report directly to LRC Corporate Team (Finance and Operational) in order to timely manage reporting, cash transfer requests, purchases approval process.
• Manage LRC Petty Cash.
• Develop financial workflow and processes.

Administration:

• Make sure contracts and agreements (of staff, beneficiaries and contractors) and their follow up are up to date and in line with Finance Policies.
• Ensure LRC policies are adhered to with respect to all administrative matters.
• Manage all the administrative activities. Represents the program office on admin issues.
• Manage annual leave planning and the timesheets for the seconded URCS staff in the office.
• Manage sure all financial matters of travel and accommodation requests of LCR and guests are in place.

Additional Tasks:

• Maintain professional working relationship with URCS regional branches and NC in Kiev
• Abide by and work in accordance with the Fundamental Principles of the International Red Cross and Red Crescent Movement.
• Perform any other work-related duties and responsibilities that may be assigned by the line manager.

Duties applicable to all staff

1. Actively work towards the achievement of the URCS goals
2. Abide by and work in accordance with the Red Cross Movement principles
3. Perform any other work-related duties and responsibilities that may be assigned by the line manager

Position Requirements

• Education: MA degree in Finance, Accounting or Economics
• Proven experience as a Financial Manager
• Experience in the financial sector with previous possible roles such as finance management in humanitarian organization.

Knowledge & Skills

• Proficient user of finance software and spreadsheet tools (ex. Excel).
• Extensive understanding of financial trends both within the organization and general market patterns
• Able to manage, guide and lead employees to ensure appropriate financial processes are being used
• A solid understanding of financial statistics and accounting principles
• Working knowledge of all statutory legislation and regulations of Ukraine
• Strong interpersonal, communication and presentation skills
• Fluent in English and Ukrainian.

Competencies:

• Communication
• Collaboration and Teamwork
• Decision Making
• National Society and Customer Relations
• Creativity & Innovation
• Building Trust.

If you are interested in this position, please send your CV and Cover letter in English to vacancy@redcross.org.ua as applications will be reviewed by our foreign colleagues and interviews will be provided in English.

Due to a large number of requests, we contact candidates who fully meet the requirements of the vacancy.

______________________________________
Товариство Червоного Хреста України (ТЧХУ) відкриває конкурс на посаду Фінансового (ої) / Адміністративного (ої) Менеджера / Менеджерки для місії Люксембурзького Червоного Хреста в Україні

Забезпечити ефективну та своєчасну фінансову та адміністративну підтримку з високим рівнем підзвітності та доброчесності та відповідно до процедур Люксембурзького Червоного Хреста та Українського товариства Червоного Хреста (ТЧХУ). Вона/він повинен гарантувати, що всі адміністративні та фінансові вимоги будуть виконані з дуже невеликим порушенням. Надавати підтримку представнику країни та іншим членам команди, де це необхідно. Керувати фінансами та адмініструванням у таких сферах, як фінансовий менеджмент, бюджетування, прогнозування, управління виплатами контрактів та відділу кадрів, серед інших.

Примітка: в цьому блоці, крім загального огляду посади, доцільно вказати щонайменше три критерії оцінювання результативності на посаді (це, зазвичай, те, що спитає керівник зі співробітника)

Завдання та обов’язки на посаді

Основні обов’язки

Фінанси:

• Формувати фінансові звіти та аналізувати фінансові дані для управлінського персоналу, пропонуючи рекомендації щодо подальших дій.
• Зберігати фінансове благополуччя організації.
• Створювати та проводити моніторинг бюджетних планів з урахуванням конкретних донорів.
• Формулювати фінансові прогнози, щоб забезпечити достатнє фінансування.
• Контролювати діяльність фінансового департаменту, встановлювати цілі та завдання, а також розробляти рамки для їх своєчасного досягнення.
• Забезпечити дотримання внутрішнього контролю за всіма фінансовими процесами та операціями.
• Співпрацювати з аудиторами для забезпечення ефективного моніторингу фінансів організації.
• Спілкуватися з різними операційними групами, беручи участь у обговоренні плану операції та досягненні домовленостей щодо майбутніх напрямків.
• Звітувати безпосередньо перед Корпоративною командою ЛЧХ (Фінансово-операційна) з метою своєчасного управління звітністю, запитами на переказ готівки, процесом затвердження покупок
• Управління фінансами ЛХЧ.
• Розробка фінансового документообігу та процесів.

Розробка фінансового документообігу та процесів.

Адміністрування:

• Бути впевненим (-нею), що контракти та угоди (персоналу, бенефіціарів та підрядників) та їх дотримання є актуальними та відповідають фінансовій політиці.
  Забезпечити дотримання політики ЛЧХ щодо всіх адміністративних питань.
• Управляти всією адміністративною діяльністю. Представляти офіс програми з питань адміністратора.
• Управління щорічним плануванням відпусток та табелями часу для відрядженого персоналу ТЧХУ в офісі.
• Керувати всіма фінансовими питаннями подорожей і розміщення запитів ЛЧХ та гостей.

Додаткові обов’язки:

• Підтримувати професійні робочі відносини з регіональними відділеннями ТЧХУ та НК в Києві
• Дотримуватися і працювати відповідно до основних принципів Міжнародного руху Червоного Хреста і Червоного Півмісяця.
• Виконувати будь-які інші обов’язки та обов’язки, пов’язані з роботою, які можуть бути покладені керівником.

Обов’язки, які поширюються на всі категорії посад

1. Вести активну роботу по досягненню цілей ТЧХУ
2. Дотримуватися принципів  руху Червоного Хреста та працювати відповідно до них
3. Виконувати будь-які інші, пов’язані з роботою завдання та обов’язки за дорученням безпосереднього керівника

Вимоги до посади:

• Освіта:  Ступінь магістра в галузі фінансів, бухгалтерського обліку або економіки
• Досвід роботи фінансовим менеджером
• Досвід роботи у фінансовому секторі з попередніми можливими посадами, такими як управління фінансами в гуманітарній організації.

Необхідні знання та навички:

• Досвідчений користувач фінансового програмного забезпечення та електронних таблиць (наприклад, Excel).
• Широке розуміння фінансових тенденцій як в рамках організації, так і загальних ринкових моделей
• Можливість керувати, направляти співробітників, щоб забезпечити відповідні фінансові процеси
• Розуміння фінансової статистики та принципів бухгалтерського обліку
• Знання всіх нормативних актів України
• Сильні навички міжособистісного спілкування та презентації
• Вільне володіння англійською та українською мовами.

Компетенції:

• Спілкування
• Співпраця та робота в команді
• Вміння приймати рішення
• Співпраця з партнерами/підрядниками, місцевими організаціями
• Вміння застосовувати нестандартні/інноваційні рішення в роботі
• Побудова довіри.

Якщо вас зацікавила ця вакансія, будь ласка, надішліть своє резюме та мотиваційний лист англійською мовою на vacancy@redcross.org.ua, оскільки резюме будуть розглядатися іноземними колегами, а співбесіди будуть проводитися повністю англійською мовою.

У зв’язку з великою кількістю запитів ми зв’язуємося з кандидатами, які повністю відповідають вимогам вакансії.