Finance officer

Ukrainian Red Cross Society (URCS) opens a vacancy for the position of Financial Officer for the German Red Cross office in Ukraine

Requirements for a candidate for the position:

• Availability of higher education
• Accounts/Finance/Business/Administration Studies or minimum professional experience in Finance-Administration
• Work experience working in public organisations
• Experience of working for a Humanitarian Organization – preferred
• Work experience in project activities
• Minimum 3 years working in financial role
• Excellent communication skills
  Fluency in the Ukrainian language and English language – at a fluent level, a must
• Excellent computer skills (Word, Excel, databases, e-mail)
• Knowledge of budgeting, budget oversight, accounting principles and practical application of financial systems, experience in administrative and logistic work
• Good knowledge of Taxation and statutory deductions
• Detailed knowledge of computerized accounting systems and spreadsheet
• Knowledge of internal control procedures and practices
• Clean driving license
• Experience in communication with different categories of people, tact and diplomacy
• Developed organizational and executive skills
• Ability to work independently and in a team, quick adaptation
• Ability to learn quickly, attentiveness
• Ability to cope with stress and work under time pressure
• Ability to prepare and issue reports
• Compliance with the fundamental principles of the Red Cross
• Compliance with the principle of information confidentiality

Main duties for the position:

General Tasks

• Based in Kyiv, the Finance Officer supports the overall financial management of the GRC projects in Ukraine to ensure an optimal and timely performance
• Receive monthly reports from URCS on timely basis
• Check and verify the vouchers received to ensure correctness, eligibility and completeness according to GRC Financial Procedures and Donor Financial requirements
• Identify missing documentations, non-adhering to financial guidelines and inform the Finance Delegate regarding any irregularities
• Ensure contractual compliance as part of the voucher verification, this involves checking the existing contracts, Payment schedules and whether Taxation terms are respected
• Prepare voucher clarification sheet with the findings and closely follow up with GRC team and URCS Financial team to collect the necessary explanations
• To be responsible for all aspects of petty cash in GRC office Ukraine
• Maintain a proper filling system in accordance with filling best practices, donor document retention policies and GRC guidelines
• Ensure all documents are sufficiently translated
• Arrange and prepare financial closures and courier to GRC HQ on monthly basis

Specific tasks

FundsPro System Entry

• Input Data into FundsPro financial system in an accurate, efficient and timely manner (Cash and Receivables)
• Checking on the quality of vouchers and decide whether vouchers are fit for the entry into the booking system.
• Verify the un-booked vouchers received from URCS and record them in the FundsPro accounting system
• Checking that financial codes are correct before booking the transactions
• Maintain the Inventory and book them in FundsPro System
• Assist Finance Delegate in month end closure process

Partner Receivables

• Create, follow up and ensure clearance of the receivable from URCS
• Facilitate the link between the finance documents with the logistic-procurement documentation
• Check journal and monitor the balances in each cost center
• Monitor the receivables issued, check and match balances of GRC Books and URCS Books and obtain a sign off on month end balances
• Calculate, reconcile and advise GRC office on the outstanding receivables amounts
• Identify pending receivables, inform the finance delegate on long outstanding receivables
• Checking receivables reports received from URCS and prepare comment if any and booking into FundsPro
• Track cash and bank receivables excel sheets with bank statement and the cash vouchers to ensure correctness and to ensure that all expenditures are recorded properly

 Support Visits

• Visit the regions to support and train financial staff and delegates in finance related matters if required
• Inform the line manager in case if any problems with financial procedure or financial payments if any found during the visits
• Suggest finance delegates any improvements needed

Petty Cash Transactions

• Responsible for all aspects of petty cash, receipts into and payments out of petty cash, including ensuring that all transactions are correctly authorized and fully documented.
• Ensure performing all payments on timely manner
• Monitor the petty cash balances, and advice on any need to re-feed the petty cash on a timely manner
• Daily cash counts and reconciliation of journal balances
• Preparation of the monthly cash count and obtain the required management signature for Cash Box
• Follow up on work advances issued to GRC team and prepare the settlement on timely manner

 Field original document files

• Perform translation where needed on vouchers, CBAs, quotations, contracts and agreements etc. before documents are submitted to Berlin
• After validation of the accountancies ensure that all accountancies are scanned and archived to the same order for retention within the GRC Ukraine Office
• Organizing & filing of FundsPro documents, according to the standard filing system
• Ensure that originals are securely packaged / labeled and sent to Berlin on a timely manner

General

• Support the team with translations in case needed
• Be aware of the GRC’s financial procedures, budgeting system, monthly accounts closure, bank reconciliation & processes
• Any other tasks assigned by the line manager as require

Position within organization:

• Reporting to: GRC Regional Finance Delegate
• Supporting and working relationships:
• The Finance Officer will work closely with GRC team in Ukraine. He / She will have direct engagements with URCS Finance Team.

If you are interested in this position, please send your CV and Cover letter in English to vacancy@redcross.org.ua.

All the applications will be reviewed on a rolling basis, and HR may contact eligible candidates prior to the deadline for submission as such early application is encouraged.

Due to a large number of requests, we contact candidates who fully meet the requirements of the vacancy.

______________________________________________

Товариство Червоного Хреста України (ТЧХУ) відкриває конкурс на посаду Головного фахівця / головної фахівчині з фінансів для офісу Німецького Червоного Хреста в Україні

 Основні вимоги:

• Наявність вищої освіти
• Освіта в галузі бухгалтерського обліку/фінансів/бізнесу/адміністрування або мінімальний професійний досвід роботи в галузі фінансів/адміністрування
• Досвід роботи в громадських організаціях
• Досвід роботи в гуманітарній організації – бажано
• Досвід роботи в проектній діяльності
• Мінімум 3 роки роботи на фінансовій посаді
• Відмінні комунікативні навички
• Володіння українською мовою та англійською мовою – на вільному рівні є обов’язковим
• Відмінні навички роботи з комп’ютером (Word, Excel, бази даних, електронна пошта)
• Знання бюджетування, бюджетного контролю, принципів бухгалтерського обліку та практичного застосування фінансових систем, досвід адміністративної та логістичної роботи
• Хороші знання з оподаткування та обов’язкових відрахувань
• Досконале знання комп’ютеризованих систем бухгалтерського обліку та електронних таблиць
• Знання процедур та практики внутрішнього контролю
• Чисте водійське посвідчення
• Досвід спілкування з різними категоріями людей, тактовність і дипломатичність
• Розвинені організаторські та управлінські навички
• Вміння працювати самостійно та в команді, швидка адаптація
• Здатність швидко навчатися, уважність
• Здатність справлятися зі стресом та працювати під тиском часу
• Вміння готувати та складати звіти
• Дотримання основоположних принципів Червоного Хреста
• Дотримання принципу конфіденційності інформації.

 Основні обов’язки на посаді:

Загальні завдання:

• Перебування у Києві, фінансовий директор підтримує загальне фінансове управління проектами Німецького Червоного Хреста (НЧХ) в Україні для забезпечення оптимального та своєчасного виконання
• Своєчасно отримувати щомісячні звіти від Товариства Червоного Хреста України
• Перевіряє та верифікує отримані ваучери на предмет правильності, прийнятності та повноти відповідно до Фінансових процедур НЧХ та фінансових вимог донорів
• Виявлення відсутньої документації, недотримання фінансових інструкцій та інформування Фінансового Делегата щодо будь-яких порушень
• Забезпечити дотримання договірних зобов’язань в рамках перевірки ваучерів, що включає в себе перевірку існуючих контрактів, графіків платежів та дотримання умов оподаткування
• Підготовка роз’яснювального листа щодо ваучера з висновками та тісна співпраця з командою НЧХ та фінансовою командою ТЧХУ для збору необхідних пояснень
• Відповідати за всі аспекти дрібної готівки в українському офісі НЧХ
• Підтримувати належну систему заповнення відповідно до найкращих практик заповнення, політики зберігання документів донорів та інструкцій НЧХ
• Забезпечення належного перекладу всіх документів
• Організовувати та готувати фінансові закриття та кур’єрську доставку до штаб-квартири НЧХ щомісяця.

Специфічні задачі

FundsPro System Entry

• Точне, ефективне та своєчасне введення даних у фінансову систему FundsPro (грошові кошти та рахунки до отримання)
• Перевірка якості ваучерів та прийняття рішення про те, чи придатні ваучери для внесення в систему бронювання
• Перевірка незаброньованих ваучерів, отриманих від ТЧХУ, та внесення їх до облікової системи FundsPro
• Перевірка правильності фінансових кодів перед бронюванням транзакцій
• Ведення інвентаризації та бронювання в системі FundsPro
• Допомагати Фінансовому Делегату в процесі закриття місяця.

Партнерський аванс

•  Створювати, відстежувати та забезпечувати оформлення грошового авансу від ТЧХУ
• Сприяти зв’язку між фінансовими документами та логістично-закупівельною документацією
• Перевірка журналів та моніторинг залишків по кожному центру витрат
• Моніторинг виданих авансів, перевірка та узгодження залишків у книгах НЧХ та ТЧХУ, а також отримання підпису на залишки на кінець місяця
• Розраховувати, звіряти та консультувати офіс НЧХ щодо непогашених авансових сум
• Виявлення невиплачених авансів, інформування фінансового делегата про довгострокові невиплачені аванси
• Перевірка авансових звітів, отриманих від ТЧХУ, підготовка коментарів, якщо такі є, та бронювання у FundsPro
• Відстежувати Excel-таблиці готівки та банківських авансів з банківською випискою та касовими чеками, щоб переконатися в правильності та в тому, що всі витрати зареєстровані належним чином

Підтримка візитів

• Відвідувати регіони для підтримки та навчання фінансового персоналу та делегатів у фінансових питаннях, якщо це необхідні
• Інформувати безпосереднього керівника про будь-які проблеми з фінансовими процедурами або фінансовими платежами, якщо такі будуть виявлені під час візитів
• Пропонувати фінансовим делегатам будь-які необхідні покращення
• Операції з готівковими коштами
• Відповідає за всі аспекти використання готівки на дрібні витрати, надходжень та виплат, у тому числі за те, щоб усі транзакції були належним чином санкціоновані та повністю задокументовані
• Забезпечення своєчасного здійснення всіх платежів
• Моніторинг залишків дрібної готівки та надання рекомендацій щодо необхідності своєчасного поповнення дрібної готівки
• Щоденний підрахунок готівки та звірка залишків у журналах
• Підготовка щомісячного підрахунку готівки та отримання необхідного підпису керівництва на касовому звіті
• Відстеження авансів на роботу, виданих команді НЧХ, та своєчасна підготовка розрахунків
• Файли оригіналів документів на місцях
• Виконання перекладу, за необхідності, ваучерів, CBA, цінових пропозицій, контрактів та угод тощо перед подачею документів до Берліну
• Після перевірки звітності забезпечити сканування та архівування всієї звітності в однаковому порядку для зберігання в українському офісі НЧХ
• Організація та подача документів FundsPro відповідно до стандартної системи подачі документів
• Переконайтеся, що оригінали надійно упаковані / промарковані та своєчасно відправлені до Берліну

Загальні завдання

• Підтримувати команду з перекладами у разі потреби
• Бути обізнаним з фінансовими процедурами НЧХ, системою бюджетування, щомісячним закриттям рахунків, банківськими звіряннями та процесами
• Будь-які інші завдання, призначені безпосереднім керівником, за потребою.

Посада в організації:

• Кому звітує: Регіональному фінансовому делегату НЧХ
• Підтримка та робочі контакти: Фінансовий спеціаліст тісно співпрацюватиме з командою НЧХ в Україні. Він/вона матиме пряму взаємодію з фінансовою командою ТЧХУ.

 Якщо вас зацікавила ця вакансія, будь ласка, надішліть своє резюме та мотиваційний лист англійською мовою на vacancy@redcross.org.ua.

Усі заявки розглядатимуться на постійній основі, і відділ кадрів може зв’язатися з відповідними кандидатами до кінцевого терміну подання, оскільки така рання заявка заохочується.

У зв’язку з великою кількістю запитів ми зв’язуємося з кандидатами, які повністю відповідають вимогам вакансії.