Visits and Travels Support Officer

Ukrainian Red Cross Society (URCS) opens a vacancy for the position of Visits and Travels Support Officer for High Level Partners’ Visits and Management Trips.

Task description:

• High level visits and management trips support
• Participants registration for different events
• Тransport arrangement, and accommodation bookings and travel insurance
• Liaise with the finance department regarding the visits and travel expenses (bookings and invoice payments)
• Preparation and execution of internal documents for business travels (internal orders, etc.)
• Preparation of visit agenda/ program
• Visa support to the URCS management and partners (if needed)
• Coordination of the visit preparation in cooperation with the relevant URCS departments and units, and representatives of the partners
• Other relevant duties assigned by the supervisor

Desired profile and skills:

• Excellent knowledge of Ukrainian and English
• 2 years of professional experience. The previous relevant experience is an advantage
• Excellent oral and written skills; excellent drafting, formulation, reporting skills
• Accuracy and professionalism in document production and editing
• Excellent interpersonal skills; ability to work inclusively and collaboratively with a range of team members and partners
• University education/degree in interpretation or translation is an advantage
• Solid overall computer literacy, including proficiency in various MS Office applications (Excel, Word, etc.) and email/internet
• Strongly motivated by humanitarian work
• Open-minded and adaptable
• Self-motivated, ability to work with minimum supervision

If you are interested in this position, please send your application to vacancy@redcross.org.ua. All the applications will be reviewed on a rolling basis and HR may contact eligible candidates prior to the deadline for submission as such early application is encouraged.

Only short-listed candidates will be contacted for an interview.

_____________________________________________

Головний/-а спеціаліст/-ка з організації візитів та заходів

Товариство Червоного Хреста України (ТЧХУ) відкриває вакансію на посаду Головного/-ої спеціаліста/-ки з організації візитів та заходів для управління візитами та поїздками високопоставлених партнерів.

Опис завдань:

• Високий рівень підтримки з управління візитами та подорожами
• Реєстрація учасників на івенти
• Організація транспорту, бронювання житла та туристичне страхування
• Зв’язок із фінансовим відділом щодо візитів та витрат на відрядження (бронювання та оплата рахунків)
• Підготовка та оформлення внутрішньої документації на відрядження (внутрішні накази та ін.)
• Підготовка програми візитів
• Візова підтримка керівництва та партнерів ТЧХУ (при необхідності)
• Координація підготовки візиту у співпраці з відповідними департаментами і підрозділами ТЧХУ та представниками партнерів
• Інші релевантні обов’язки, призначені керівником.

Бажаний профіль та навички:

• Досконале знання української та англійської мов
• 2+ роки досвіду. Попередній релевантний досвід буде перевагою
• Відмінні усні та письмові навички; відмінні навички складання, формулювання, звітності
• Акуратність і професіоналізм у розробці та редагуванні документів
• Відмінні навички міжособистісного спілкування; здатність працювати інклюзивно та співпрацювати з низкою членів команди та партнерів
• Вища освіта/ступінь усного або письмового перекладу є перевагою
• Хороша загальна комп’ютерна грамотність, включаючи знання різноманітних програм MS Office (Excel, Word тощо) та електронної пошти/Інтернету
• Сильна мотивація працювати в гуманітарній сфері
• Відкритість та адаптивність
• Самомотивація, здатність працювати з мінімальним контролем.

Якщо Ви зацікавлені у даній посаді, будь ласка, відправте своє резюме на електронну пошту: vacancy@redcross.org.ua.

Для співбесіди зв’яжуться лише з тими кандидатами, які пройшли у короткий список.