Head of Livelihoods Department

Ukrainian Red Cross Society (URCS) opens a vacancy for the position of the Head of the Livelihood Department.

Purpose of Job Description

The Head of the Livelihood Department of the Ukrainian Red Cross Society (URCS) is responsible for the development of the URCS livelihoods strategy. He / she will ensure the technical capacity, the programming and the internal and external coordination for the achievement of the strategic objectives.

The Head of Unit is responsible for the following tasks:

Programme duties and responsibilities / Strategic direction to support URCS in its Livelihood response

• Ensure the application of the strategic direction of operations focusing on achievement of the
  Maintain reporting and communication lines with the Line Managers, Organization Board and International Structure.
• Maintain coordination and appropriate information sharing and communication lines with partners and stakeholders in country to avoid duplication and maximize synergies.
• Ensure coherence among livelihoods programmes being supported by Organization in partnership with other partners and stakeholders.
• Support URCS to continue to develop its internal and external livelihoods strategy and positioning, technical capacity, programming, and internal and external coordination.

Management of all aspects of programme implementation:

• Supervise the implementation and monitoring of all activities as laid out in the plan of action, with particular attention to context monitoring and monitoring of achievement of results.
• Manage the effective and proper use of assets, financial resources and facilities according to standard procedures in order to comply with auditing requirements.
• Assure full compliance of operations with Organization principles, rules, regulations and policies, operational strategies and relevant reference documents and policies (Sphere, Do no harm).
• Ensure that timely and accurate financial, narrative and pledge-based reports are available according to standard reporting schedules. Coordinate and contribute reporting, including minutes of meetings, monthly updates on livelihoods activities, and other reporting as required.
• Manage a beneficiary registration system for delivery and monitoring of livelihoods support to identified target groups Support appropriate accountability and beneficiary communications activities as required.
• Liaise with the Livelihoods (and Food Security) Regional Coordinator, analyse relevant information and ensure that the operation is in line with the Global/Regional/National Livelihood Strategy.
• Support the development and implementation of livelihoods proposals designed and implemented by branches, either independently, or in partnership, mainstreaming gender, age and diversity- in order to ensure their timely, and effective implementation
• Ensure constant monitoring and analysis of the operating environment, timely readjustment of the operations, advice on legal considerations and risk assessment.
• Support monitoring, and after-action reviews/rapid impact evaluations of livelihood projects undertaken in order to identify lessons learned – and with a view to potential scale up if deemed appropriate by Organization management
• Internally coordinate, manage and ensure coherence of all livelihoods-related activities between headquarters and branches (in particular with branch-level livelihoods focal points), and with other programme departments (DRR, health and nutrition, WASH, etc.).
• Support and coordinate livelihood staff to deepen data collection and analysis for assessing livelihoods support opportunities in identified areas – both from affected communities, and in terms of market and labour market analysis.
• Document learning for implementing organization and disseminate in order to build in-house capacity for livelihoods programming.

Supervision and support to programme staff:

• Supervise and guide sector specialists on their contribution to achieve the overall objectives of the operation.
• Provide support to capacity building needs of the Implementing Organization in all operation-related aspects with a focus on livelihoods relief and recovery related activities.
• Support and facilitate appropriate and relevant training and capacity building of Organization’s staff and volunteers involved in supporting livelihoods activities.
• Specific supervision of the Finance/administration staff assigned to the operation.
• Work closely with and support line manager and in close coordination with Implementing (and/or Partner) Organization management, to support all aspects of the livelihoods file for the Organization.

Effective representation and advocacy:

• Assist in building good relations with national authorities, international organizations, donor governments and other organizations.
• Facilitate the documentation of best practices and lessons learned from livelihood programmes and assist in disseminating them to your organization’s staff and partners.
• Coordinate support, facilitation and appropriate positioning for Organization livelihoods activities conducted in partnership with external agencies – both INGOs (e.g. DRC) and UN agencies (e.g. UNHCR, WFP, FAO etc.).
• Keep up to date with livelihoods programming in country by other actors and coordinate as necessary, including networking with and attending meetings organised by humanitarian actors working on livelihoods in country.
• Support, facilitate, and eventually lead internal livelihoods-related coordination meetings.
• Support, facilitate, and eventually lead external livelihoods-related coordination – representing Organization in coordination meetings with key stakeholders (such as the Early Recovery and Livelihoods Sector, the Food Security and Agriculture Sector, partner INGOs, UN agencies, relevant Government line ministry representatives, and others as required), fostering co-operative alliances where appropriate.
• Raise awareness of livelihoods concepts and programming options among Organization’s multidisciplinary staff at Headquarters and at branch/field level, in line with Organization’s policy and strategy on livelihoods.

Other Tasks:

• Apply Standard Operating Procedures (SOPs) in Finance, Human Resources Management, Procurement, Logistical services.
• Establish and maintain the proper performance management and systems.
• Provide additional support to the Livelihoods & Food Insecurity Operations Coordinator across the ongoing operations as required.
• Provide translation/interpretation support to the Livelihoods Delegate, and other administrative, organizational and bureaucratic support as required.
• Any other tasks as may be required for operational support directed by the line manager or designate

Reporting lines:

• Direct reporting to the URCS Deputy Director General.

Required skills and working experience:

• Relevant educational and/or professional background in either rural/agricultural and/or urban (e.g. income generating activities, small enterprises, micro-finance, vocational training) livelihoods fields.
• Proven experience of managing and supporting staff
• Previous humanitarian experience Red Cross, URCS Government Institutions, INGOs and or UN
• Good understanding of project cycle management, including developing implementation plans and monitoring systems and ensuring project activities are implemented to a high standard in a timely and professional manner.
• Experience of monitoring progress of planned programmes and reporting on programme activities in a timely and professional manner.
• Experience of working with local governments.
• Experience in preparing project proposals including budgeting and writing narrative and financial reports.
• Knowledge of the RCRC Movement. Knowledge of URCS and IFRC’s financial, logistics and project management tools – desirable.
• Good level of computer skills including email and internet use.
• An understanding of basic administration, finance and logistics.
• Fluently spoken and written in Ukrainian and English.

Personal qualities:

• Good time management skills and works well in a team.
• Integrity and honesty in dealing with confidential information.
• Able to work independently and execute tasks in a reliable and competent manner.
• Strong ability to communicate with people and colleagues at different levels.

If you are interested in this position, please send your CV and Cover letter in English to vacancy@redcross.org.ua. All the applications will be reviewed on a rolling basis, and HR may contact eligible candidates prior to the deadline for submission as such early application is encouraged.

Due to a large number of requests, we contact candidates who fully meet the requirements of the vacancy.
________________________________________

Керівник / Керівниця відділу життєзабезпечення

Товариство Червоного Хреста України відкриває вакансію на посаду Керівника / Керівниці відділу життєзабезпечення.

Ціль:

Керівник відділу життєзабезпечення Товариства Червоного Хреста України (ТЧХУ) відповідає за розвиток стратегії життєзабезпечення ТЧХУ. Він/вона забезпечуватиме технічний потенціал, програмування та внутрішню і зовнішню координацію для досягнення стратегічних цілей.

Керівник відділу відповідає за наступні завдання:

Програмні обов’язки та відповідальність / Стратегічний напрямок підтримки ТЧХУ в забезпеченні засобами для існування

• Забезпечити застосування стратегічного напряму діяльності, зосередженого на досягненні цілей.
• Надання звітності і підтримка зв’язку із лінійними керівниками, організаційною радою та міжнародною структурою.
• Забезпечення координації та належного обміну інформацією з партнерами та зацікавленими сторонами в країні, щоб уникнути дублювання та максимізувати синергію.
• Сприяння узгодженості між програмами забезпечення засобів для існування, які підтримує Організація у партнерстві з іншими партнерами та зацікавленими сторонами.
• Підтримка ТЧХУ у подальшому розвитку внутрішньої та зовнішньої стратегії і позиціонування засобів існування, технічного потенціалу, програмування та внутрішньої та зовнішньої координації.

Управління всіма аспектами програмного впровадження

• Контроль виконання та моніторинг усіх заходів, як зазначено в плані дій, приділяючи особливу увагу контекстному моніторингу та моніторингу досягнення результатів.
• Управління ефективним і належним використанням активів, фінансових ресурсів і об’єктів відповідно до стандартних процедур з метою дотримання вимог аудиту.
• Забезпечення повної відповідності операцій принципам, правилам, положенням і політикам Організації, операційним стратегіям і відповідним довідковим документам і політикам (Сфера, Не зашкодь).
• Забезпечння своєчасносні надання точних фінансових, описових звітів та звітів на основі застави доступні відповідно до стандартних графіків звітності. Координація та відправка звітів, включно з протоколами зустрічей, щомісячними оновленнями щодо діяльності із забезпечення засобів до існування та іншою звітністю, якщо це необхідно.
• Управління системою реєстрації бенефіціарів для надання та моніторингу підтримки засобів до існування визначеним цільовим групам. Підтримка відповідної підзвітності та комунікаційної діяльності, якщо це необхідно.
• Співпраця з регіональним координатором з питань засобів до існування (та продовольчої безпеки), аналіз відповідної інформації та забезпечення відповідності діяльності глобальній/регіональній/національній стратегії забезпечення засобів до існування.
• Участь у розробці та реалізації пропозицій щодо засобів до існування, розроблених та впроваджених філіями самостійно або в партнерстві, враховуючи гендерні, вікові та різноманітні аспекти, щоб забезпечити їх своєчасну та ефективну реалізацію.
• Забезпечення постійного моніторингу та аналізу операційного середовища, своєчасної корекції операцій, надання консультацій щодо юридичних питань та оцінки ризиків.
• Підтримка моніторингу та оглядів після виконання дій/швидкої оцінки впливу проектів із забезпечення засобів до існування, які здійснюються з метою виявлення отриманих уроків – і з метою потенційного розширення, якщо керівництво Організації вважатиме це доцільним.
• Внутрішня координація, управління та забезпечення узгодженості всіх заходів, пов’язаних із джерелами існування, між штаб-квартирою та філіями (зокрема, з координаційними центрами на рівні філіалів) та з іншими програмними департаментами (СРБ, здоров’я та харчування, WASH тощо).
• Підтримка та координаційна робота персоналу, який займається питаннями існування, для поглиблення збору та аналізу даних для оцінки можливостей підтримки засобів до існування у визначених районах – як від постраждалих громад, так і з точки зору аналізу ринку та ринку праці.
• Документація навчання для впровадження в організації та розповсюдити його з метою створення внутрішнього потенціалу для програмування засобів до існування.

Контроль та підтримка персоналу програми

• Контроль та спрямування спеціалістів сектору щодо їх внеску в досягнення загальних цілей операції.
• Забезпечення підтримки потреб Організації-виконавця у нарощуванні потенціалу в усіх аспектах, пов’язаних з експлуатацією, зосереджуючись на діяльності, пов’язаній із забезпеченням засобів існування та відновленням.
• Підтримка та сприяння відповідному навчанню і розвитку потенціалу персоналу та волонтерів Організації, які беруть участь у підтримці заходів із забезпечення засобів до існування.
• Спеціальний нагляд за фінансовим/адміністративним персоналом, призначеним для операції.
• Тісна співпраця з лінійним керівником у тісній координації з керівництвом Організації-виконавця (та/або Партнера) для підтримки всіх аспектів файлу засобів до існування для Організації.

Ефективне представництво та адвокація

• Допомога в розбудові добрих стосунків з державними органами влади, міжнародними організаціями, урядами-донорами та іншими організаціями.
• Сприяння документуванню найкращих практик і уроків, отриманих під час програм забезпечення засобів до існування, і сприяти їх розповсюдженню серед персоналу організації та партнерів.
• Координація підтримки, сприяння та належного позиціонування діяльності Організації із забезпечення засобів до існування, що проводиться у партнерстві ізтзовнішніми агенціями – як міжнародними неурядовими організаціями (наприклад, DRC), так і агенціями ООН (наприклад, UNHCR, WFP, FAO тощо).
• Ознайомленість з програмами забезпечення засобів до існування в країні іншими учасниками та координація, якщо це необхідно, включаючи спілкування та участь у зустрічах, організованих гуманітарними учасниками, які працюють у сфері засобів існування в країні.
• Керування внутрішніми координаційними нарадами, пов’язаними із засобами існування.
• Зовнішня координація, пов’язану із засобами існування – представляючи Організацію на координаційних зустрічах з ключовими зацікавленими сторонами (такими як Сектор раннього відновлення та засобів до існування, Сектор продовольчої безпеки та сільського господарства, партнерські міжнародні організації, агентства ООН, відповідні представники профільних міністерств уряду та інші за потреби), сприяючи кооперативним альянсам.
• Підвищення обізнаності щодо концепцій засобів до існування та варіантів програмування серед багатопрофільного персоналу Організації в штаб-квартирі та на рівні філій/польових підрозділів відповідно до політики та стратегії Організації щодо засобів до існування.

Інші завдання:

• Застосовуння стандартних операційних процедур (SOP) у сфері фінансів, управління людськими ресурсами, закупівель, матеріально-технічного обслуговування.
• Встановлення та підтримка належного управління продуктивністю та систем.
• Надання додаткової підтримки координатору операцій із забезпечення засобів до існування та продовольчої безпеки в поточних операціях.
• Забезпечення письмового/усного перекладу для Уповноваженого з питань існування, а також іншу адміністративну, організаційну та бюрократичну підтримку, якщо це необхідно.
• Будь-які інші завдання, які можуть знадобитися для оперативної підтримки під керівництвом безпосереднього керівника або призначеної особи

Підпорядкування:

• Пряме підпорядкування Заступнику Генерального Директора ТЧХУ.

Необхідні навички та досвід:

• Відповідна освіта та/або професійна підготовка в сільській/сільськогосподарській та/або міській (наприклад, діяльність, що приносить дохід, малі підприємства, мікрофінансування, професійне навчання) сферах заробітку.
• Підтверджений досвід управління та підтримки персоналу.
• Попередній досвід роботи у Червоному Хресті, урядових установ ТЧХУ, міжнародних неурядових організацій та/або ООН.
• Добре розуміння управління проектним циклом, включаючи розробку планів впровадження та систем моніторингу, а також забезпечення виконання проектних заходів за високими стандартами вчасно та професійно.
• Досвід моніторингу прогресу запланованих програм та своєчасного та професійного звітування про програмні заходи.
• Досвід роботи з органами місцевого самоврядування.
• Досвід підготовки проектних пропозицій, включаючи складання бюджету та написання описових і фінансових звітів.
• Знання руху Червоного Хреста. Знання фінансових, логістичних та проектних інструментів URCS та IFRC – бажано.
• Хороший рівень навичок роботи з комп’ютером, включаючи використання електронної пошти та Інтернету.
• Розуміння основ адміністрування, фінансів і логістики.Вільне володіння українською та англійською мовами.

Особисті якості:

• Хороші навички тайм-менеджменту, вміння працювати у команді.
• Порядність і чесність у роботі з конфіденційною інформацією.
• Здатність працювати самостійно та виконувати завдання надійно та компетентно.
• Здатність спілкуватися з людьми та колегами на різних рівнях.

Якщо вас зацікавила ця посада, будь ласка, надійшліть своє резюме та супровідний лист англійською мовою vacancy@redcross.org.ua. Усі заявки будуть розглядатися на постійній основі, і HR може зв’язатися з кандидатами, які відповідають вимогам, до кінцевого терміну подання, оскільки ранні заявки заохочуються.

У зв’язку з великою кількістю запитів ми зв’язуємося з кандидатами, які повністю відповідають вимогам вакансії.